Πως να διασφαλίσετε τα αρχεία σας
Η διασφάλιση του απορρήτου των πληροφοριών μέσα σε έναν οργανισμό δεν είναι απλή υπόθεση όπως μπορεί να πιστεύει κανείς.
Ακόμα και αν παρακολουθείτε την ηλεκτρονική σας επικοινωνία, είναι πολύ πιθανό να κυκλοφορούν ή να υπάρχουν διασκορπισμένα έντυπα με σημαντικές πληροφορίες, τα οποία πολύ εύκολα μπορούν να οδηγήσουν σε σοβαρές διαρροές πληροφοριών.
Μπορεί να συμβεί σε ελάχιστο χρόνο. Όπως για παράδειγμα, όταν μια γραμματέας ξεχάσει ένα άκρως απόρρητο προσχέδιο στον εκτυπωτή/πολυμηχάνημα. Ή όταν ένας υπάλληλος υποκλέψει επαγγελματικά απόρρητα και τα πουλήσει σε έναν κύριο ανταγωνιστή. Ή ακόμα όταν ένας πωλητής σαρώσει το εταιρικό πελατολόγιο προτού αποχωρήσει από την εταιρεία. Με την πάροδο του χρόνου, αυτές οι διαρροές αποδυναμώνουν την ασφάλεια της επιχείρησής σας, θέτοντας σε κίνδυνο την παραγωγικότητα, τα κέρδη και τη φήμη της.
Η λύση Lexmark Secure Content Monitor (LSCM) μπορεί να βοηθήσει. Ελέγχει και παρακολουθεί όλα τα δεδομένα που διέρχονται από μια συσκευή Lexmark και χρησιμοποιεί τεχνολογία OCR (Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων) για να εκτελέσει λειτουργίες αναζήτησης στοιχείων σε πλήρες κείμενο καθώς και στις ιδιότητες και τα χαρακτηριστικά του.
Με τον τρόπο αυτό μπορείτε να δείτε όχι μόνο την ψηφιακή εικόνα κάθε εγγράφου που τυπώνεται, αντιγράφεται, σαρώνεται ή αποστέλλεται με φαξ αλλά και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του συστήματος για την αυτόματη λήψη ειδοποιήσεων όταν εντοπίζονται λέξεις ή φράσεις κλειδιά. Αναλαμβάνοντας δράση για την αποτροπή διαρροής πληροφοριών, μπορείτε να κρατήσετε τα ευαίσθητα έγγραφά σας ασφαλή και στα σωστά χέρια προστατεύοντας έτσι την επιχείρησή σας χωρίς ανησυχίες.
- Αναγνωρίστε πιθανές απειλές. Αποφύγετε τη διαρροή εγγράφων
Η λύση Lexmark Secure Content Monitor παρέχει δυνατότητες αναζήτησης στοιχείων σε πλήρες κείμενο καθώς και στις ιδιότητες και τα χαρακτηριστικά του οι οποίες υποστηρίζονται σε πολλές γλώσσες. Η λύση σας επιτρέπει να βλέπετε κάθε έγγραφο που τυπώνεται, αντιγράφεται, σαρώνεται ή αποστέλλεται με φαξ μέσω μιας συσκευής εκτύπωσης. Επιπλέον, σας επιτρέπει να ρυθμίζετε παραμέτρους για τη λήψη ειδοποιήσεων ώστε να πραγματοποιείται συνεχής αναζήτηση όλου του περιεχομένου των εγγράφων καθώς και να ειδοποιούνται εξουσιοδοτημένοι χρήστες για την εύρεση λέξεων ή φράσεων κλειδιών.
- Αυξήστε το επίπεδο συμμόρφωσης με κανονισμούς. Μειώστε τα κόστη
Με τις εκτενείς δυνατότητες ελέγχου και λεπτομερών αναφορών της λύσης μπορείτε να εξασφαλίσετε ότι συμμορφώνεστε με τους πιο πρόσφατους κυβερνητικούς και επιχειρηματικούς κανονισμούς. Η λύση Lexmark Secure Content Monitor μειώνει τον κίνδυνο έκθεσης σημαντικών πληροφοριών και αυτοματοποιεί τη διαδικασία διερεύνησης παραβιάσεων ασφάλειας. Έτσι, όχι μόνο συμβάλλει να μπει τέλος στη διαρροή εγγράφων αλλά εξοικονομεί κόστη και χρόνο.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα πως η λύση Lexmark Secure Content Monitor μπορεί να διαφυλάξει το απόρρητο των πληροφοριών της επιχείρησής σας.
- Παρακολούθηση Εγγράφων
Ως επικεφαλής ασφάλειας μιας μεγάλης επιχείρησης, ο Μιχάλης επιβλέπει εκατοντάδες χιλιάδες έγγραφα σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή. Με τη λύση Lexmark Secure Content Monitor μπορεί πολύ εύκολα να παρακολουθεί τις πιο ευαίσθητες πληροφορίες της εταιρείας του.
- Αναζήτηση Περιεχομένου
Ο Μιχάλης μπορεί πολύ εύκολα να αναζητήσει όλο το περιεχόμενο καθώς και μεταδεδομένα στο σύστημα ως εξής: το σύστημα ECM (Enterprise Content Management) συγκρατεί μία ψηφιακή εικόνα του εγγράφου και εκτελεί λειτουργία Οπτικής Αναγνώρισης Χαρακτήρων (OCR). Στη συνέχεια, η λύση Lexmark Secure Content Monitor εξάγει αυτόματα το περιεχόμενο και τα μεταδεδομένα του εγγράφου, συμπεριλαμβανομένων της ταυτότητας του χρήστη (user ID), της ταυτότητας της συσκευής (device ID), της ημερομηνίας, της ώρας και άλλων στοιχείων της ενέργειας (εκτύπωση, σάρωση κλπ.).
- Ανακάλυψη Διαρροής Πληροφοριών
Ο Μιχάλης μπορεί να εντοπίσει τη διαρροή πληροφοριών μέσα σε λίγα λεπτά ή ακόμα και δευτερόλεπτα αντί για μέρες ή εβδομάδες ψάχνοντας για συγκεκριμένο περιεχόμενο το οποίο δεν επιτρέπεται να κυκλοφορεί ή να διανέμεται χωρίς άδεια. Μπορεί να αναζητήσει βάσει κριτηρίων όπως η συσκευή, ο χρήστης, το είδος της ενέργειας, η τοποθεσία, το πλήρες κείμενο ή λέξεις κλειδιά και να εξάγει μία πλήρη λίστα με περιεχόμενο που πληροί τα κριτήριά του.
- Διασφάλιση Πληροφοριών
Ο Μιχάλης διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα των πληροφοριών ρυθμίζοντας τις παραμέτρους του συστήματος ώστε να λαμβάνει αυτόματα ειδοποιήσεις για πιθανές παραβιάσεις ή διαρροές, μόλις εντοπιστούν λέξεις ή φράσεις κλειδιά. Με ένα απλό κλικ έχει πρόσβαση σε όλες τις ψηφιακές εικόνες των εγγράφων και σε μεταδεδομένα για αποτελεσματική ανάκτησή τους.
Διαβάστε ακόμα:
Νέες τρομακτικές και άγνωστες κυβερνο-απειλές
