Τα 9 «κλειδιά» της παραγωγικότητας

Δεν είναι ο θόρυβος που αποσπά τους εργαζόμενους, αλλά τα ίδια τα εργαλεία που έχει στα χέρια του για να γίνεται η καθημερινότητα του πιο εύκολη.

Τι σημαίνει αυτό; Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να είναι το μεγαλύτερο εμπόδιο στην παραγωγικότητα του εργαζομένου. Το να απαντάτε συνεχώς στον καθένα που θέλει τη βοήθεια σας, δε σημαίνει πως είστε παραγωγικοί.

Μην αφήνετε τα μηνύματα να σας αποσπούν και δείτε πως θα είστε πιο παραγωγικοί στο γραφείο σας:

Βάλτε προτεραιότητες: Κάθε εβδομάδα δημιουργήστε μια λίστα με υποχρεώσεις που πρέπει να φέρετε εις πέρας. Τοποθετήστε στην κορυφή της λίστας εκείνα που είναι πιο σημαντικά και βεβαιωθείτε πως τα ολοκληρώνετε. Μια πολύ καλή λύση είναι να γράψετε αυτή τη λίστα σε ένα χαρτί και να διαγράφετε κάθε «υποχρέωση»  μετά το τέλος. Αυτό θα σας δώσε την απαιτούμενη ώθηση ώστε να συνεχίσετε στην επόμενη.

Απολαύστε μια ώρα χωρίς email: Οι συνεχείς παρεμβάσεις και διακοπές είναι εμπόδιο για την παραγωγικότητα. Έχετε προσέξει ποτέ πως τα απανωτά ηλεκτρονικά μηνύματα μπορούν εν τέλει να σας αποσυντονίσουν εντελώς; Για μια ώρα την ημέρα βάλτε στο «αθόρυβο» το ταχυδρομείο σας, όπως ακριβώς θα κάνατε και αν είχατε ένα ραντεβού. Πολύ γρήγορα θα δείτε πως η αποδοτικότητα σας θα αυξηθεί, αφού δε θα υπάρχει κάτι να σας αποσπά.

Αφιερώστε μια ώρα για τα email: Δε χρειάζεται μόνο να «ηρεμήσει» το κεφάλι σας από τα ηλεκτρονικά μηνύματα, χρειάζεται επίσης χρόνος για να απαντήσετε με της απαιτούμενη προσοχή στο καθένα από αυτά. Αφιερώστε χρόνο για να απαντήσετε στα μηνύματα σας, χωρίς βασύνες.

Απενεργοποιείστε τις ειδοποιήσεις του email: Διαχειρίζεστε την ημέρα σας και όχι μόνο το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο. Ο εργαζόμενος δέχεται εκατοντάδες μηνύματα την ημέρα, με το 1/3 αυτών να είναι σημαντικά – όλα τα υπόλοιπα απλά τον αποσπούν από την εργασία του. Αν απαντάτε διαρκώς στα email θα δείτε πως οι υπόλοιπες υποχρεώσεις σας θα μείνουν πίσω. Βάλτε προτεραιότητες και μην αποσπάστε.

Βάλτε έναν ανώτερο αριθμό απαντήσεων: Πόσες απαντήσεις υπάρχουν συνήθως σε μια συζήτηση; Αν δείτε πως ανταλλάσετε περισσότερα από, ας πούμε για παράδειγμα, 4 μηνύματα τότε θα πρέπει να αλλάξετε μέσο – αλλιώς απλά χάνετε χρόνο. Σε τέτοιες περιπτώσεις προτιμήστε να μιλήσετε στο τηλέφωνο, έτσι θα λυθούν πιο γρήγορα τα προβλήματα.

Μην σπαταλάτε χρόνο στις αντιπαραθέσεις: Το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο δεν είναι ο χώρος που θα επιλύσετε τις διαφορές σας με τους συνεργάτες ή τους πελάτες. Αυτό σας αποσπά πολύτιμο χρόνο.

Σεβαστείτε τους άλλους: Μην απαιτείτε μια άμεση απάντηση, όπως και εσείς έτσι και οι άλλοι έχουν προτεραιότητες. Προσπαθήστε να είστε σαφείς και να κάνετε ξεκάθαρο πως μια γρήγορη απάντηση θα έχει καλύτερο αποτέλεσμα, ώστε να μην χρειαστεί να περιμένετε καιρό για μια απάντηση.

Τα αναπάντεχα είναι μέσα στο πρόγραμμα: Συχνά κάτι έκτακτο συμβαίνει στη δουλειά και θα πρέπει να «φιλτράρετε» πόσο σημαντικό είναι. Πριν σας παρασύρει το άγχος του να τα αφήσετε όλα για να ασχοληθείτε με αυτό, δείτε ξανά τις προτεραιότητες σας.