Τα επτά μυστικά των πιο παραγωγικών συναντήσεων
Ο χρόνος είναι πολύτιμος και δεν μπορούμε να τον σπαταλάμε άσκοπα.
Όταν εκτελούνται καλά, οι συναντήσεις μπορεί να είναι εξαιρετικά παραγωγικές και να επιτύχουν πολλά σε περιορισμένο χρονικό διάστημα.
Παρακάτω παραθέτουμε επτά μυστικά των εξαιρετικά παραγωγικών συναντήσεων:
1. Κατανοήστε τις ανάγκες, τις συμπεριφορές και τα χρονοδιαγράμματα των εργαζομένων
Οι επαγγελματικές συναντήσεις συχνά απαιτούν πολύτιμο χρόνο από τους εργαζόμενους, μειώνοντας την παραγωγικότητά τους. Κατά το σχεδιασμό των συναντήσεων, κατανοήστε τα χρονοδιαγράμματα και το φόρτο εργασίας των εργαζομένων για την εβδομάδα.
2. Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα και τηρείστε το
Το πρόγραμμα πρέπει να περιλαμβάνει βήμα-βήμα τις λεπτομέρειες για τη συνάντηση – συμπεριλαμβανομένου του καθορισμού του χρόνου για τις ερωτήσεις. Ακόμη και αν μια λεπτομέρεια φαίνεται προφανής, συμπεριλάβετέ τη στην ημερήσια διάταξη, έτσι ώστε κάθε συμμετέχων να είναι ενήμερος. Βεβαιωθείτε ότι κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης περιγράφεται με σαφήνεια και έχει ένα χρονικό πλαίσιο. Η παράκαμψη ενός θέματος της ημερήσιας διάταξης δεν πειράζει. Η προσθήκη θέματος στην ημερήσια διάταξη κατά τη διάρκεια της συνάντησης πειράζει.
3. Καταστήστε τον καθένα υπεύθυνο
Επιτυχείς εταιρείες στη λίστα Fortune 500 όπως η Apple και η Google έχουν ανάγει τους μηχανισμούς της λειτουργίας μιας παραγωγική συνάντηση σε επιστήμη. Πώς κι έτσι; Αυτές οι εταιρείες εκχωρούν σε κάθε εργαζόμενο την ευθύνη σε μια συγκεκριμένη συνάντηση. Εφαρμόστε μια παρόμοια ιδέα: Για παράδειγμα, ο συντονιστής της συνάντησης θα πρέπει να απαιτεί από τους υπαλλήλους να αναφέρουν τα επιτεύγματά τους για την εβδομάδα, δεν έχει σημασία πόσο μεγάλα ή μικρά ήταν. Με αυτό τον τρόπο, κάθε εργαζόμενος συμμετέχει και λογοδοτεί για το έργο του.
4. Εφαρμογή του κανόνα «δύο πίτσες»
Ο διευθύνων σύμβουλος της Amazon Τζεφ Μπέζος έχει αναπτύξει μια στρατηγική για να διασφαλίσει ότι στις συναντήσεις προσέρχονται οι κατάλληλοι άνθρωποι. Ο κανόνας λέει ότι πρέπει να παρίσταται ικανός αριθμός ατόμων ώστε να μπορεί να χορτάσουν όλοι με δύο πίτσες. Οι διευθυντές μπορούν να εφαρμόσουν αυτή τη θεωρία για να εντοπίσουν τους κατάλληλους ανθρώπους για να καλέσουν στις συναντήσεις. Αντί να γίνεται μια μεγάλη συνάντηση κάθε εβδομάδα για όλο το προσωπικό, δημιουργείστε μικρότερες ομάδες και καλέστε μόνο τους απαραίτητους υπαλλήλους να παραστούν.
5. Ορίστε τις συνέπειες (και τα οφέλη) για την παρουσία στη συνάντηση
Όταν οι εργαζόμενοι καθυστερούν στις συναντήσεις, αυτές μπορεί να διαρκέσουν περισσότερο από ό, τι χρειάζεται. Πρώτον, δημιουργείστε ένα αυστηρό πρόγραμμα έναρξης της συνάντησης. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι η συνάντηση πραγματοποιείται κάθε Τρίτη στις 15:00. Αν οι εργαζόμενοι φθάνουν ακριβώς στις 15:00, θα θεωρούνται ότι έχουν καθυστερήσει. Κάθε εργαζόμενος που χαρακτηρίζεται καθυστερημένος, θα πρέπει να παραμείνει μετά τη συνάντηση για να καθαρίσει το χώρο.
6. Δώστε δράση στη συνάντηση
Στο τέλος της συνάντησης, απαιτείστε από κάθε συμμετέχοντα να μοιραστεί αυτά που έμαθε και τους νέους του στόχους σε μια ολιγόλεπτη ανακεφαλαίωση. Αυτό βοηθά ώστε ο συντονιστής της συνάντησης να μάθει τι πληροφορίες συγκράτησαν οι συμμετέχοντες και κατά πόσον ένα συγκεκριμένο θέμα χρειάζεται περισσότερες διευκρινίσεις.
7. Βάλτε όρια στη συνάντηση
Κάθε συνάντηση θα πρέπει να έχει μια σαφή αρχή και τέλος ώστε να εξασφαλιστεί ότι δεν θα απομακρυνθεί από τους στόχους της. Ο χρόνος έναρξης και λήξης αναγκάζει τους συμμετέχοντες να μειώσουν τις περιττές φλυαρίες ή τις μακροσκελείς, επαναλαμβανόμενες συζητήσεις.
Διαβάστε ακόμη:
Τι λένε στα μίτινγκ ο Τζεφ Μπέζος και ο Έλον Μασκ;
