Ο ρόλος του ΙΤ στη λήψη αποφάσεων
Πώς οι αποφάσεις σε ανώτατο επίπεδο διοίκησης μπορούν να αποφέρουν το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα για την επιχείρηση.
Στη σημερινή ρευστή και αβέβαιη εποχή για τις επιχειρήσεις σε παγκόσμιο επίπεδο η λήψη των αποφάσεων από την ανώτατη διοίκηση είναι πιο δύσκολη από ποτέ, καθώς απαιτείται αντίδραση σε ελάχιστο χρόνο ακόμα και για πολύ σοβαρά ζητήματα.
Τρείς είναι οι βασικές προϋποθέσεις ώστε οι αποφάσεις, που λαμβάνονται αναγκαστικά πολύ γρήγορα, να λειτουργήσουν θετικά για την επιχείρηση.
Για να γίνει πιο εύκολα κατανοητή η σημασία αυτών των προϋποθέσεων θα χρησιμοποιήσουμε τη διαδικασία λήψης απόφασης στη διαχείριση πιστώσεων (Credit Management).
Πρώτη προϋπόθεση είναι η συγκέντρωση και μετάδοση ολοκληρωμένης πληροφόρησης, δηλαδή η ποσότητα είναι και καλή και απαραίτητη. Στο παράδειγμα μας, η βέλτιστη πρακτική στη διαχείριση πιστώσεων απαιτεί ροή και εκμετάλλευση ποιοτικών πληροφοριών που έρχεται από το κύκλωμα των πωλήσεων. Συνήθως οι πωλήσεις δεν έχουν τη δυνατότητα καταχώρησης και αποθήκευσης πληροφοριών που να ενσωματώνονται στο ERP της εταιρείας. Αυτό σημαίνει ότι είτε δε θα είναι καθόλου διαθέσιμες στη διαδικασία λήψης της απόφασης είτε θα απαιτείται αρκετός χρόνος για την ενσωμάτωση τους.
Δεύτερη προϋπόθεση είναι η διατήρηση της ποιότητας των πληροφοριών. Πολλές φορές το IT δυστυχώς δε λαμβάνει από τους χρήστες έναν ξεκάθαρο ορισμό της πληροφορίας που τους είναι απαραίτητες. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να αλλάζει η πηγή ή/και ο τρόπος δημιουργίας της πληροφορίας και εκ τούτου να σπάει η συνέπεια και η ποιότητα της. Στο παράδειγμα μας, η διαχείριση πιστώσεων χρειάζεται ένα σαφή και διαρκή ορισμό του υπολοίπου/απαίτησης (τι μας χρωστάει) του πελάτη. Αν οι άνθρωποι του credit κάνουν συμφωνίες με τους πελάτες (π.χ. παραλαβή μεταχρονολογημένων επιταγών) και δεν ενημερώνουν το κύκλωμα ροής των πληροφοριών τότε η λήψη της οποιαδήποτε απόφασης θα έχει αρνητικά αποτελέσματα. Γενικά ισχύει η αρχή GIGO, Garbage In – Garbage Out.
Τέλος, βασική προϋπόθεση είναι ότι η λήψη αποφάσεων θα πρέπει να γίνεται με αντικειμενικό τρόπο. Ο μόνος τρόπος για να διασφαλιστεί αυτό είναι μόνο με τη χρήση εξειδικευμένων εφαρμογών. Αυτές οι εφαρμογές κατασκευασμένες από εξωτερικούς προμηθευτές πρέπει να εγκατασταθούν στο περιβάλλον λειτουργίας της εταιρείας και να συγχρονιστούν με τις λοιπές εφαρμογές (ERP, CRM). Αναμφισβήτητα ο φόρτος εργασίας του ΙΤ είναι μεγάλος αλλά η συνεργασία όλων για την υλοποίηση αυτής της προϋπόθεσης είναι απαραίτητη και κρίσιμη. Συνεπώς το ΙΤ θα πρέπει να βλέπει τη «μεγάλη εικόνα» και να αντιλαμβάνεται καλοπροαίρετα ότι η χρήση νέων εφαρμογών που θα βοηθήσουν στη βέλτιστη λήψη αποφάσεων θα ωφελήσει την εταιρεία συνολικά.
Συμπερασματικά, ο ρόλος του ΙΤ αναβαθμίζεται πλήρως και αποτελεί πλέον έναν σημαντικό μεριδιούχο (stakeholder) στη λήψη αποφάσεων. Η λειτουργία του είναι σημαντική για τη διασφάλιση της ποσότητας και ποιότητας της αναγκαίας πληροφορίας αλλά και της απρόσκοπτης εγκατάστασης και εύρυθμης λειτουργίας σύγχρονων εφαρμογών που χρησιμοποιεί η ανώτατη διοίκηση για τη λήψη ζωτικών αποφάσεων για το μέλλον της εταιρείας.
(Ο Πάνος Μιχαλόπουλος είναι συν-ιδρυτής και πρόεδρος των εταιρειών HELLASTAT A.E., ARK-ANALYTICS AG, HELAEA ΕΠΕ και Ειδικός Συνεργάτης του FORTUNE)
