Μην σπαταλάτε άλλα λεφτά σε άχρηστες συναντήσεις
Αν υπολογίσουμε πόσα χρήματα χάνονται από άσκοπα meeting, θα αλλάζαμε εντελώς την άποψή μας για το αντικείμενο.
της Αν Φίσερ
Ο χρόνος των εργαζομένων είναι το πιο υποτιμημένο περιουσιακό στοιχείο μιας εταιρείας. Για να το ξοδεύετε λιγότερο, αρχίστε να υπολογίζετε το πραγματικό κόστος των συναντήσεων.
Τα αποτελέσματα είναι εκπληκτικά. Ας ξεκινήσουμε με μια εταιρεία που έχει 20,000 μισθωτούς εργαζόμενους. Οι μέσες ετήσιες αποδοχές ανά άτομο είναι 100,000 δολάρια. Ας πούμε ότι ο καθένας ξοδεύει ένα συντηρητικό 15% του χρόνου του κάθε χρόνο σε μη παραγωγικές συναντήσεις. Το συνολικό κόστος του χαμένου χρόνου για την εταιρεία είναι 300 εκατομμύρια δολάρια.
Αυτό, τουλάχιστον, βρήκαν οι ερευνητές της εταιρείας ερευνών VoloMetrix όταν μελέτησαν πώς διαχειρίζονται τις συναντήσεις πάνω από 25 μεγάλες αμερικάνικες εταιρείες. Σε μια περίπτωση, οι συναντήσεις της ανώτατης διοίκησης απαίτησαν περίπου 300.000 ώρες, δηλαδή το αντίστοιχο της εργασίας ενός μάνατζερ για 144 χρόνια!
«Οι άνθρωποι συχνά δεν σκέφτονται ότι κάθε ώρα από το χρόνο κάποιου έχει μια χρηματική αξία, και ότι κάθε συνάντηση έχει ένα κόστος», παρατηρεί ο Ράιαν Φούλλερ, διευθύνων σύμβουλος της εταιρείας που εκπόνησε την έρευνα. «Οι εταιρείες θα μπορούσαν να είναι πολύ πιο παραγωγικές και κερδοφόρες αν ο καθένας είχε επίγνωση αυτού του πράγματος». Ο ίδιος προτείνει τέσσερις τρόπους μείωσης των συναντήσεων.
Περιορίστε τους περιττούς μάνατζερ
«Αν υπάρχουν πάνω από δύο επίπεδα διοίκησης από το ίδιο τμήμα, αυτό είναι ένα σημάδι ότι κάποιοι απλώς ακούνε», σημειώνει ο Φούλλερ. «Δεν είναι κομμάτι της διαδικασίας λήψης αποφάσεων. Άρα, χρειάζεται στ’ αλήθεια να βρίσκονται εκεί;». Εξάλλου, σε πολλές εταιρείες μετά από κάθε συνάντηση αποστέλλεται μια λεπτομερής αναφορά των όσων ειπώθηκαν στη συνάντηση, ακόμα και σε άτομα που δεν ήταν παρόντα. Όποιος θέλει, μπορεί έτσι να ενημερωθεί σχετικά.
Ορίστε έναν προϋπολογισμό για χρόνο συναντήσεων
«Προσθέστε το συνολικό αριθμό ωρών που εσείς και η ομάδα σας ξοδεύετε σε συναντήσεις κάθε εβδομάδα, και προσπαθήστε να μειώσετε αυτό το χρόνο κατά 10% ή 20%», προτείνει ο Φούλλερ. «Σε αναγκάζει να σκεφτείς σοβαρά την πιθανότητα να πάψεις εντελώς κάποιες συναντήσεις». Και δεν είναι αναγκαία η λήψη σκληρών μέτρων για την επιβολή συγκεκριμένων χρονικών ορίων στις συναντήσεις. «Απλώς συνεχίστε να υπενθυμίζεται σε άτομα που χάνουν την αίσθηση του μέτρου ως προς το χρόνο της συνάντησης ότι πρέπει να τα πάνε καλύτερα την επόμενη φορά».
Αποφύγετε τον κατατεμαχισμό του χρόνου
Σε πολλές εταιρείες, οι συναντήσεις κανονίζονται με μια χρονική απόσταση μισής ή μίας ώρας μεταξύ τους. Όπως, έρευνες δείχνουν ότι ο νους χρειάζεται τουλάχιστον 15 λεπτά για να εστιάσει ξανά μετά από μία διακοπή. Άρα, όπως τονίζει και ο Φούλλερ, «είναι δύσκολο να είσαι παραγωγικός όταν έχεις λιγότερο από μία ώρα μέχρι την επόμενη συνάντηση». Όπου είναι δυνατόν, είναι καλύτερο να κανονίζονται συναντήσεις η μία μετά την άλλη, έτσι ώστε ο καθένας να έχει στη διάθεσή του ένα μεγάλο όγκο χρόνου χωρίς διακοπή για να εστιάσει στη δουλειά του.
Απαιτήστε έγκριση
«Ο χρόνος που ξοδεύεται σε συναντήσεις συχνά φεύγει εκτός ελέγχου επειδή στις περισσότερες εταιρείες κανένας δεν ‘κρατάει ρολόι’», επισημαίνει ο Φούλλερ. «Δεν υπάρχει κανένας που να αποφασίζει πόσος χρόνος είναι πραγματικά αναγκαίος για συναντήσεις». Για να διορθωθεί αυτό, συστήνεται η ένταξη ενός προϋπολογισμού χρόνου για συναντήσεις μέσα στον κύριο προϋπολογισμό. Και αυτός ο προϋπολογισμός χρόνου θα πρέπει να τυγχάνει της ίδιας διαδικασίας έγκρισης με τον κύριο προϋπολογισμό. Κάποιοι μάνατζερ ίσως να μην είναι πολύ πρόθυμοι να κάνουν κάτι τέτοιο στην αρχή, αλλά εν τέλει όλοι πείθονται μόλις δουν το πραγματικό κόστος των συναντήσεων για την εταιρεία σε χρήμα.
Διαβάστε ακόμη:
