Αντίο PowerPoint: Το μυστικό του Τζεφ Μπέζος για παραγωγικές συναντήσεις που κέρδισε και την Dropbox
Οι κανόνες του Jeff Bezos για τις συναντήσεις στην Amazon έχουν πλέον υιοθετηθεί και από την Dropbox.
Ο Διευθύνων Σύμβουλος της Dropbox, Drew Houston, δήλωσε ότι η εταιρεία του έχει υιοθετήσει την κουλτούρα συναντήσεων που βασίζεται σε “υπομνήματα” (memo-first). Εξήγησε γιατί η Dropbox προτιμά τα υπομνήματα από τις παρουσιάσεις σε διαφάνειες:
“Όλοι έχουμε βρεθεί σε αυτές τις συναντήσεις όπου κάποιος παρουσιάζει κάτι, εσύ έχεις ήδη διαβάσει τη διαφάνεια, αλλά πρέπει να περιμένεις να καλύψει το άτομο αυτό λεκτικά το περιεχόμενο, ή κάποιος διακόπτει με μια ερώτηση που απαντάται σε μερικές διαφάνειες παρακάτω,” είπε σε ένα επεισόδιο του podcast The Logan Bartlett Show που κυκλοφόρησε την Παρασκευή. “Και με τον έναν ή τον άλλον τρόπο, η μορφή της παρουσίασης περιορίζει το πόσοι άνθρωποι μπορούν να συμμετάσχουν αποτελεσματικά στη συζήτηση.”
Ο Houston πρόσθεσε ότι οι συναντήσεις που βασίζονται σε παρουσιάσεις PowerPoint συχνά επικεντρώνονται περισσότερο στον τρόπο παρουσίασης των διαφανειών παρά στο περιεχόμενό τους.
“Το πόσο πειστική είναι η παρουσίαση εξαρτάται λιγότερο από την ουσία των επιχειρημάτων και περισσότερο από την ικανότητα του παρουσιαστή να παρουσιάζει και να σκέφτεται γρήγορα, οπότε προκύπτει μια παραμόρφωση ή προκατάληψη,” δήλωσε. “Αντίθετα, τα αφηγήματα λειτουργούν πολύ καλά επειδή έχουν πολύ υψηλότερο ρυθμό πληροφορίας, καθώς οι περισσότεροι άνθρωποι μπορούν να διαβάσουν πολύ πιο γρήγορα από ό,τι μπορούν να ακούσουν.”
Η απέχθεια του ιδρυτή της Amazon, Jeff Bezos, για τα PowerPoint και τις κουκκίδες λέγεται ότι ξεκινά από το 2004, όταν τα απαγόρευσε από τις συναντήσεις ανώτερων στελεχών. Αντί αυτών, ζητά ένα “αφηγηματικά δομημένο” υπόμνημα έξι σελίδων, και η συνάντηση ξεκινά με τους συμμετέχοντες να το διαβάζουν σιωπηλά.
Ο Bezos έχει δηλώσει ότι προτιμά “ένα καλογραμμένο έγγραφο και μια χαοτική συνάντηση” και ότι τα υπομνήματα είναι καλύτερα επειδή δεν επιτρέπουν την “απόκρυψη πρόχειρης σκέψης μέσα από κουκκίδες.”
Στην Dropbox, οι συναντήσεις ξεκινούν με ανάγνωση του εγγράφου για περίπου 10-20 λεπτά, ενώ οι συμμετέχοντες αφήνουν σχόλια μέσα στην πλατφόρμα Dropbox Paper, σύμφωνα με τον Houston. Ανέφερε επίσης ότι στο τέλος του εγγράφου υπάρχει μια φόρμα όπου οι συμμετέχοντες σημειώνουν τις γενικές τους εντυπώσεις και μια αξιολόγηση.
“Αντί να υπάρχει ασαφές ή αποσπασματικό περιεχόμενο, ξαφνικά όλοι έχουν την ίδια ξεκάθαρη και λεπτομερή εικόνα για το θέμα που συζητάμε, ποιο είναι το σχέδιο, και όλοι έχουν την ίδια βάση δεδομένων,” ανέφερε. “Και αυτό είναι εξαιρετικά αποδοτικό· μπορείς να έχεις έως και 15-20 άτομα σε μια αίθουσα και να είναι ακόμα αποτελεσματικό. Μέσα σε αυτά τα 10-20 λεπτά, μπορείς να μεταφέρεις πολύ περισσότερη πληροφορία σε όλους τους συμμετέχοντες από ό,τι σε μία ώρα συζήτησης με διακοπές.”
Ο Houston αναγνώρισε ότι η μέθοδος αυτή μπορεί να δημιουργήσει προκλήσεις, συμπεριλαμβανομένου του ότι “είναι πολύ χρονοβόρα για τον συγγραφέα.”
“Είναι δύσκολη για τον συγγραφέα, πιο εύκολη για τον αναγνώστη, αλλά αυτό γενικά είναι μια καλή ανταλλαγή, ειδικά σε μια μεγαλύτερη εταιρεία, επειδή υπάρχουν πολύ περισσότεροι αναγνώστες από συγγραφείς,” σχολίασε. Συχνά, “είναι πολύ πιο αποδοτικό να δίνεις στους ανθρώπους την ακριβή πηγή της αλήθειας αντί να τη μεταφέρεις λεκτικά με ένα ‘τηλέφωνο χαλασμένο.'”
Ένα ακόμη πιθανό πρόβλημα, σύμφωνα με τον Houston, είναι ότι οι άνθρωποι μπορεί “να ξεχάσουν ότι ο στόχος του αφηγήματος είναι να διευκολύνει την εργασία. Ο στόχος δεν είναι να γραφτεί το αφήγημα για χάρη του αφηγήματος.”
“Αν οι άνθρωποι έχουν μια προκαταρκτική συνάντηση πριν από τη συνάντηση και δημιουργείται γραφειοκρατία γύρω από το έγγραφο, τότε μπορεί να χαθεί το νόημα,” δήλωσε.
