Πώς να σχολάσετε στις 5μμ και να τα έχετε ολοκληρώσει όλα!

Περνάμε ατελείωτες ώρες στο γραφείο και όμως αισθανόμαστε σαν να παράγουμε όλο και λιγότερο όγκο εργασίας.

Το έχετε προσέξει; Χρειαζόμαστε τόσο χρόνο για να οργανώσουμε το πρόγραμμα μας και την ομάδα μας, να βάλουμε προτεραιότητες, να βρούμε τη μεθοδολογία με την οποία θα δουλέψουμε ώστε στο τέλος έχει περάσει η μισή ημέρα χωρίς να έχουμε ξεκινήσει ακόμα. Σε όλα αυτά έρχονται να προστεθούν και οι εξωγενείς παράγοντες που μας αποσπούν απ’ τους στόχους μας. Δηλαδή, ο θόρυβος, το emails, τα τηλεφωνήματα, οι ερωτήσεις των συναδέλφων και άλλα πολλά.

Πως γίνεται τώρα να αλλάξει αυτό; Όχι δε θα χρειαστεί να είστε στο γραφείο στις 06.30. Πρέπει απλά να αλλάξετε τον τρόπο που εργάζεστε.

Ας δούμε πως.

Το πρώτο βήμα είναι να καταλάβετε πώς χρησιμοποιείτε τον χρόνο σας – τα αποτελέσματα μπορεί να σας ξαφνιάσουν. Ας πούμε πως δουλεύετε ένα τυπικό οχτάωρο – ξεκινάτε να γράφετε κάτι κι όμως σταματάτε διαρκώς γιατί ελέγχετε τα email σας ή το facebook, ή το αφεντικό σας σας δίνει διαρκώς καινούργια πράγματα ενώ δεν έχετε τελειώσει τα προηγούμενα και πελαγώνετε .Όποιο κι αν ισχύει, με το να προσπαθείτε να κάνετε πολλά πράγματα ταυτόχρονα – το μόνο που πετυχαίνετε είναι να μειώνετε τη ποιότητα της εργασίας σας και να προσθέτετε επιπλέον ώρες δουλειάς. Αν θέλετε πραγματικά να βελτιώσετε τους χρόνους σας, αυτό που πρέπει να κάνετε πρώτα είναι να δείτε πως κατανέμετε το χρόνο συγκριτικά με όσα πιστεύετε πως έχετε κάνει εντός ημέρας.

Κάντε μια λίστα και δείτε πόσο χρόνο καταναλώνετε σε τι. Και ας ελπίσουμε πως θα είναι η τελευταία λίστα που κάνετε.

Έχουμε γράψει αρκετές φορές, πως ο εργαζόμενος χάνει αρκετό (έως πολύ) απ’ το χρόνο του προσπαθώντας να απαντήσει στα ηλεκτρονικά μηνύματα, στα φωνητικά μηνύματα, σε συναντήσεις και άλλες υποχρεώσεις. Να σας ενημερώσουμε μόνο, πως είστε παραγωγικοί όταν ασχολείστε αποκλειστικά με τις υποχρεώσεις και τα καθήκοντα που επιβάλει ο ρόλος της εργασίας σας (job description).

Κάντε μια λίστα με τις «πραγματικές υποχρεώσεις». Ένα ακόμη λάθος των εργαζομένων είναι πως βάζουν σημαντικά και ασήμαντα πράγματα στη to-do list τους. Όπως καταλαβαίνετε δεν είναι δυνατόν να έχετε στην ίδια λίστα υποχρεώσεις όπως «να στείλω τους φακέλους» και «να στείλω τις οικονομικές αναλύσεις». Στο τέλος της μέρας, οι περισσότεροι αγχώνονται αν δε τα έχουν κάνει. Οπότε δείτε απλά ποια από αυτά τα καθήκοντα είναι εκείνα που πρέπει να κάνετε εσείς.

Τα ξυπνητήρια δεν είναι μόνο για να ξυπνήσετε το πρωί. Μην υποτιμάται ένα από τα απλούστερα εργαλεία του κινητού σας-το ξυπνητήρι. Θέτοντας χρονικά όρια θα δείτε πως θα επιβάλετε στον εαυτό σας κανόνες και θα σταματήσετε να αναλώνεστε σε άσκοπες δραστηριότητες. Θα δείτε πως αν λέτε «Θα ξοδέψω μια ώρα για να το ολοκληρώσω» πολύ σύντομα θα γίνετε επαγγελματίες.

Κόψτε τον «ομφάλιο λώρο» με τα email σας. Τώρα δουλεύετε, μετά θα μπορέσετε να απαντήσετε προσεχτικά σε όλα τα μηνύματα. Δε μπορείτε να τα κάνετε όμως και τα δύο παράλληλα.
«Των φρονίμων τα παιδιά… πριν πεινάσουν μαγειρεύουν». Τι σημαίνει αυτό; Προγραμματίστε απ’ την προηγούμενη ημέρα τι έχετε να κάνετε την επόμενη, ώστε να έχετε ένα πρόγραμμα και εναλλακτικές λύσεις αν κάτι δε πάει καλά. Ιδανικά μπορείτε να προγραμματίσετε τις υποχρεώσεις σας για περισσότερες ημέρες, ώστε να έχετε πλήρη έλεγχο του χρόνου σας.

Αν συμβεί κάτι έκτακτο; Σε ποιον δεν έχετε τύχει 10 λεπτά πριν τελειώσει το ωράριο του να του ζητήσουν κάτι; Σε αυτές τις περιπτώσεις πρέπει να αξιολογήσετε κατά πόσο είναι πραγματικά αναγκαίο να κάτσετε περισσότερο στο γραφείο. Δείτε τι μπορείτε να κάνετε στον χρόνο που σας έχει απομείνει και μην είστε αμέσως διαθέσιμοι να κάτσετε στο γραφείο όλο το βράδυ. Συνήθως 9 στα 10 ζητήματα μπορούν να περιμένουν.

Η ζωή έξω απ’ το γραφείο. Αν τα υπόλοιπα δε σας έπεισαν να φεύγετε στην ώρα σας, η ύπαρξη μιας «πραγματικής» ζωής έξω απ’ το γραφείο, οι φίλοι, η οικογένεια, τα χόμπι και όλα τα πράγματα εκτός γραφείου θα σας κάνουν να θέσετε χρονικά όρια και να μην ξημεροβραδιάζεστε στην εταιρεία σας.