Από το καθημερινό χάος στην εργασιακή καινοτομία – Πώς θα γίνει η μετάβαση
Η εργασιακή μας καθημερινότητα αλλάζει.
Γράφει ο Νικόλας Ροδόπουλος*
Καθημερινά κατακλυζόμαστε από έγγραφα. Άλλα ηλεκτρονικά, άλλα σε έντυπη μορφή. Είτε είμαστε εταιρεία παραγωγής, είτε εμπορική είτε υπηρεσιών, οτιδήποτε και να είμαστε, παραλαμβάνουμε και εκδίδουμε μεγάλο πλήθος εγγράφων. Τιμολόγια προμηθευτών, φορτωτικές, συμβόλαια, πληρωμές, εισπράξεις, δικογραφίες, κ.ά.
Όλη αυτή η καθημερινότητα εμπεριέχει έναν σημαντικό χρόνο αρχειοθέτησης, η οποία με την κλασική της μορφή εμπεριέχει σημαντική επικινδυνότητα.
Πόσο ασφαλή είναι τα έγγραφά μας από φυσικές καταστροφές ή ακόμα και από το χρόνο, ο οποίος σε πολλές περιπτώσεις αφαιρεί την αναγνωσιμότητά τους. Εάν δε χρειαστεί σε μελλοντικό χρόνο να ανατρέξουμε στα έγγραφα αυτά, τότε ερχόμαστε αντιμέτωποι με μια δύσκολη και χρονοβόρα διαδικασία.
Ψηφιακός Μετασχηματισμός
Οι ψηφιακές τεχνολογίες έχουν προσδώσει μια σημαντική ευελιξία σε όλους τους τομείς. Το ίδιο συμβαίνει και με τη διαχείριση των εγγράφων μας. Πλήθος προγραμμάτων και συσκευών προσφέρουν αρκετές και αξιόπιστες λύσεις. Αυτό, όμως, δεν σταματάει την εξέλιξη και την καινοτομία. Η σύγχρονη τάση θέλει όχι μόνο απλές αποσπασματικές λύσεις, επιβάλλει ολοκληρωμένη αντιμετώπιση και διασύνδεση όλων των πληροφοριακών μας συστημάτων.
Αυτό έχει οδηγήσει στην ανάπτυξη ολοκληρωμένων εργαλείων για την κατηγοριοποίηση εγγράφων μέσα από έξυπνες λύσεις που αξιοποιούν τα Barcodes, τα QR Codes ή τους OCR χαρακτήρες.
Πλεονεκτήματα
Τα πλεονεκτήματα που έχει ένα ψηφιακό σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι πολλά. Στην αγορά υπάρχουν ιδιαίτερα ανταγωνιστικές πλατφόρμες οι οποίες κυκλοφορούν με την υπογραφή ελληνικών επιχειρήσεων που τολμούν να επενδύσουν στην έρευνα και ανάπτυξη, σε μια δύσκολη περίοδο, προσφέροντες μοναδικές δυνατότητες οι οποίες απελευθερώνουν τη δυναμική και την παραγωγικότητα της κάθε επιχείρησης:
– Διασύνδεση με οποιοδήποτε ERP ή άλλο λογισμικό. Ανοιχτή αρχιτεκτονική για άμεση διαχείριση από το IT τμήμα κάθε εταιρείας.
– Προσθήκη των εντύπων ως επισυνάψεις επάνω στον συναλλασσόμενο (πελάτη ή προμηθευτή), στη συγκεκριμένη λογιστική εγγραφή, στη μερίδα ή υπόθεση του εμπορικού συστήματος ή, όπου η εταιρεία επιθυμεί.
– Διαφύλαξη της τήρησης των εντύπων στην αρχική τους εικόνα, χωρίς αλλοιώσεις από το χρόνο ή άλλες φυσικές καταστροφές (υγρασία, φωτιά, πλημμύρα, κοκ).
– Άμεση ανεύρεση των εγγράφων σε όποιο χρόνο είναι απαιτητό, έστω και μετά την πάροδο μεγάλου χρόνου.
– Ευκολία στη χρήση και στην εκμάθηση.
– Μείωση του κόστους και του όγκου αποθήκευσης.
Το μέλλον όσον αφορά στην εργασιακή μας καθημερινότητα είναι ήδη εδώ. Αρκεί να το ανακαλύψουμε, αξιοποιώντας το προς όφελος του χρόνου, του όγκου, αλλά και της ασφάλειας των δεδομένων μας.
* Πρόεδρος & CEO της OnLine Data, Πρόεδρος ΔΣ της ελληνικής εταιρείας Logistics
