Document Approval: Όλη η διαδικασια των εγκρίσεων σε 4 βήματα
Καθημερινά, σε κάθε Επιχείρηση, συνάπτονται πλήθος συμβάσεων και συμβολαίων και δίδονται εκατοντάδες εγκρίσεις. Συχνά οι διαδικασίες που διέπουν τις λειτουργίες αυτές, είναι ιδιαίτερα πολύπλοκες και χρονοβόρες, μειώνοντας την παραγωγικότητα ή ακόμα και το επιχειρηματικό πλεονέκτημα, που προσδίδει η γρήγορη ολοκλήρωση αυτών. Παράλληλα, δημιουργούν ένα μεγάλο όγκο φυσικών εγγράφων, που πρέπει να διακινηθεί, να υπογραφεί και να αρχειοθετηθεί, ενώ εμπεριέχουν και αυξημένο κίνδυνο παραλείψεων ή λάθους.
Κατά την περίοδο της πανδημίας με την εφαρμογή της τηλεργασίας και την απομακρυσμένη λειτουργία ομάδων, αναδείχτηκε ακόμα περισσότερο πόσο σημαντική είναι η γρήγορη και εύκολη ολοκλήρωση αυτών των διαδικασιών, ιδιαίτερα των πιο πολύπλοκων που απαιτούν πολλά επίπεδα εγκρίσεων, ή έλεγχο και υπογραφή από πολλά αντισυμβαλλόμενα μέρη, χωρίς να απαιτείται φυσική παρουσία των εμπλεκομένων στο γραφείο, ή διακίνηση χαρτιών.
Η αυτοματοποίηση, η απλοποίηση και η ψηφιοποίηση των εγκριτικών διαδικασιών αποτελεί πλέον προτεραιότητα και απαραίτητο στάδιο στην πορεία του ψηφιακού μετασχηματισμού κάθε επιχείρησης. Οι διαδικασίες των εγκρίσεων είναι συνήθως ιδιαίτερα πολύπλοκες και χρονοβόρες.
Document Approval: Η εφαρμογή που αυτοματοποιεί, ψηφιοποιεί και μειώνει στο μισό τον χρόνο των εγκριτικών διαδικασιών
Η Team Candi, εταιρεία του Ομίλου Quest και ο μεγαλύτερος συνεργάτης της Microsoft στον τομέα των λύσεων Modern Workplace, με πολυετή εμπειρία σε έργα αυτοματισμού και ψηφιοποίησης, ανέπτυξε την εφαρμογή Document Approval. Η εφαρμογή παρέχει σε κάθε επιχείρηση, ανεξάρτητα από το μέγεθος ή τον τομέα της, τη δυνατότητα να αυτοματοποιήσει τις εγκριτικές διαδικασίες, αυξάνοντας σημαντικά την αποτελεσματικότητα της επιχείρησης και συμβάλλοντας, παράλληλα, στη μείωση της χρήσης χαρτιού. Με το Document Approval όλη διαδικασία των εγκρίσεων ολοκληρώνεται σε 4 απλά βήματα: Εισαγωγή εγγράφου – Επισκόπηση – Έγκριση – Υπογραφή.
Η εφαρμογή αξιοποιεί τις δυνατότητες που προσφέρουν οι λύσεις Modern Workplace της Microsoft που χρησιμοποιούνται ευρέως στην επιχείρηση – όπως το Office, Μ365 και Microsoft Teams – επεκτείνοντας τη λειτουργικότητά τους. Οι χρήστες, μέσα από το οικείο περιβάλλον γραφείου της Microsoft που χρησιμοποιούν καθημερινά, με εύκολο και γρήγορο τρόπο διαχειρίζονται όλα τα βήματα: Εισάγοντας ένα νέο έγγραφο προς έγκριση, αυτόματα ενεργοποιείται η διαδικασία επισκόπησης και έγκρισης, βάσει προκαθορισμένης ροής. Κάθε στάδιο ολοκληρώνεται με ταχύτητα και ασφάλεια, από όπου κι αν βρίσκεται κάθε εμπλεκόμενος, από τον υπολογιστή (μέσω browser) ή το Smartphone του (app), με συνεχή ενημέρωση για το στάδιο που βρίσκεται η κάθε εργασία. Αποφεύγονται λάθη ή παραλείψεις, ενώ διασφαλίζεται η τήρηση των διαδικασιών, ακόμα και όταν νέοι χρήστες χρησιμοποιούν την εφαρμογή. Και όλα αυτά, χωρίς να απαιτείται η ανταλλαγή e-mail, η ανταλλαγή τυπωμένων εγγράφων ή η φυσική παρουσία στο γραφείο. Η αποθήκευση και η αναζήτηση των ψηφιακών εγγράφων είναι γρήγορη και εύκολη, ενώ διασφαλίζεται απολύτως το απόρρητο και η πρόσβαση ανάλογα με τον ρόλο και τα δικαιώματα κάθε χρήστη, λαμβάνοντας υπόψη τις ισχύουσες πολιτικές ταυτοποίησης της επιχείρησης. Η εμπειρία όλων των χρηστών είναι αναβαθμισμένη και η αποτελεσματικότητα της διαδικασίας εγγυημένη.
Η εφαρμογή Document Approval διασυνδέεται εύκολα με άλλα συστήματα και εφαρμογές, όπως η πλατφόρμα ηλεκτρονικών υπογραφών της DocuSign, ενώ παραμετροποιείται, παρέχοντας μια ολοκληρωμένη λύση, προσαρμοσμένη στις ανάγκες κάθε Οργανισμού.
Άμεσα και μετρήσιμα οφέλη
Η υλοποίηση της εφαρμογής Document Approval, δίνει στην επιχείρηση σε μερικές μόνο εβδομάδες λύση σε προκλήσεις που έμεναν για χρόνια… προκλήσεις. Ενδεικτικά αναφέροντας, σε μεγάλο οργανισμό που αξιοποίησε την εφαρμογή για 12 μήνες καταγράφηκε:
- Σημαντική αύξηση της παραγωγικότητας: Ο χρόνος διαχείρισης των εγκρίσεων και της υπογραφής των συμβάσεων μειώθηκε κατά 330 Ανθρωποημέρες
- Σημαντική αύξηση της αποδοτικότητας: Το 85% των εγκρίσεων και συμβάσεων ολοκληρώθηκαν σε διάστημα μικρότερο των 24 ωρών
- Σημαντική μείωση του κόστους: Το κόστος διαχείρισης των εγκρίσεων και συμβάσεων, (συλλογή, έγκριση, υπογραφή, εκτύπωση, αρχειοθέτηση) μειώθηκε κατά 14.000€
- Ουσιαστική Μείωση περιβαλλοντικού αποτυπώματος: Από την υλοποίηση της λύσης η επιχείρηση μείωσε τη χρήση χαρτιού κατά 40.000 φύλλα (80 πακέτα των 500 φύλλων)
Σήμερα, πολλές Ελληνικές επιχειρήσεις αξιοποιούν καθημερινά τη λύση Document Management, ενώ 12 από τις 50 εταιρείες που συμπεριλαμβάνονται στη λίστα Fortune 50 των μεγαλύτερων ελληνικών εταιρειών, έχουν ήδη εμπιστευτεί την Team Candi σε έργα ψηφιοποίησης διαδικασιών.
