Όλα τα μυστικά για να επιχειρήσετε στη «χώρα της τουλίπας»

Γενικά

Η Ολλανδία είναι μια από τις μικρότερες και πιο πυκνοκατοικημένες χώρες της Ευρώπης με 16,8 εκατομμύρια κατοίκους. Καταφέρνει διαχρονικά να διακρίνεται ανάμεσα σε οικονομικούς γίγαντες και να καταλαμβάνει χρόνο με το χρόνο αξιοζήλευτες θέσεις στην παγκόσμια κατάταξη, σε πάρα πολλούς τομείς όπως το εμπόριο, η εκπαίδευση, η ναυτιλία κ.α. Ένα μεγάλο μέρος της επιφάνειας της χώρας έχει δημιουργηθεί με τεχνητό τρόπο, συγκεκριμένα μέσω του αποκλεισμού της θάλασσας με φράγματα και στη συνέχεια με την αποξήρανση της γης. Με αυτού του είδους τα επιτεύγματα, οι Ολλανδοί δηλώνουν στον υπόλοιπο κόσμο, ότι ο άνθρωπος μπορεί να δημιουργήσει τα πάντα –τη γη, την κοινωνία, τις εταιρίες- χρησιμοποιώντας θέληση, λογική και συντονισμένη προσπάθεια. Ταυτόχρονα οι Ολλανδοί αναγνωρίζουν, πως όλα τα προηγούμενα απειλούνται συνεχώς από ισχυρότερες δυνάμεις, όπως για παράδειγμα η φύση αλλά και η ανθρώπινη φύση. Γι’ αυτό δεν κάνουν τίποτε αψήφιστα ή πρόχειρα και αντιμετωπίζουν αυτές τις δυνάμεις πάντοτε με σεβασμό.

Οι Ολλανδοί αγαπούν τους νεοτερισμούς και επιδιώκουν την πρόοδο μέσα από συνεχή έρευνα και ανάπτυξη. Προσπαθούν συνεχώς για κάτι καλύτερο και δεν επαναπαύονται όταν πετυχαίνουν κάτι καλό, γιατί γνωρίζουν ότι ο ανταγωνισμός είναι τρομερά υψηλός και πως η αδράνεια θα τους οδηγήσει στην οπισθοδρόμηση. Ταυτόχρονα, η προοδευτική σκέψη και οι μοντέρνες αντιλήψεις συμβιώνουν μαζί με τον συντηρητισμό. Για παράδειγμα, σε οτιδήποτε κάνουν θέλουν να παίρνουν όσο γίνεται πιο μικρό ρίσκο. Οι Ολλανδοί ακόμα, δεν ενθουσιάζονται με «την αλλαγή για την αλλαγή» ή για αλλαγές που δεν συνοδεύονται από αναλυτικό σχεδιασμό.

Οι ολλανδικές εταιρίες

Από τις εταιρικές μορφές, οι πιο συνηθισμένες είναι η «Besloten Vennootschap»- (B.V.) και η «Naamloze Vennootschap»- (N.V.) αντίστοιχες με τις Ελληνικές Ε.Π.Ε. και Α.Ε. Οι επιχειρήσεις διοικούνται κατά κανόνα από ένα Διοικητικό Συμβούλιο και έναν γενικό διευθυντή. Στις πολύ μεγάλες εταιρίες τοποθετείται επιπλέον μια συμβουλευτική επιτροπή η οποία ονομάζεται «Raad van Commissarissen» και έχει ως ρόλο να συμβουλεύει την κεντρική διοίκηση της εταιρίας.

Απώτερος σκοπός των ολλανδικών εταιριών είναι η μεγιστοποίηση του κέρδους και γι’ αυτό οι εταιρίες, όσο μεγάλες και αν είναι, προωθούν ένα λιτό τρόπο λειτουργίας αποφεύγοντας τις περιττές δαπάνες και οπωσδήποτε τη σπατάλη. Για παράδειγμα, εάν σε μια εταιρία διαπιστωθεί ότι κάποια της τμήματα δεν θεωρούνται πλέον απαραίτητα για την επίτευξη των στόχων της, τότε αυτά απλά παύουν να υπάρχουν.

Όσον αφορά την καθημερινότητα, στις εταιρίες δεν αγαπούν τις «φανφάρες» αλλά την μεθοδική υλοποίηση συγκεκριμένων σχεδίων χωρίς όμως να λείπει η ευελιξία και ο αυτοσχεδιασμός όταν αυτό χρειαστεί. Η στρατηγική, οι στόχοι και τα σχέδια μιας εταιρίας γνωστοποιούνται συχνά μέχρι τα κατώτερα επίπεδα της ιεραρχίας ώστε όλοι να είναι ενήμεροι για την αποστολή που από κοινού θα πρέπει να φέρουν εις πέρας.

Συνεδριάσεις

Στις ολλανδικές εταιρίες, μια από τις πιο αγαπημένες δραστηριότητες είναι οι συνεδριάσεις. Όλες οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν σε πολύ τακτά χρονικά διαστήματα αυτό το εργαλείο συντονισμού και λήψης αποφάσεων. Η μορφή των συνεδριάσεων είναι συνήθως ανεπίσημη αλλά ο επικεφαλής παίζει πάντοτε σημαντικό ρόλο και τηρεί συγκεκριμένο πρωτόκολλο για τα θέματα προς συζήτηση.

Οι συζητήσεις που γίνονται κατά τις συνεδριάσεις διακρίνονται από επαγγελματισμό και διαύγεια ενώ πολύ σπάνια συμβαίνει οι συμμετέχοντες να προσπαθούν  να πουν κάτι διαφορετικό από αυτό που αναφέρουν. Ακόμη, η καλή προετοιμασία από τα στελέχη στα θέματα των συνεδριάσεων θεωρείται πάρα πολύ σημαντική και οι γνώμες που εκφέρονται πρέπει να υποστηρίζονται από σοβαρά επιχειρήματα. Ο επικεφαλής μιας συνεδρίασης φροντίζει ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να έχουν την ευκαιρία να μιλήσουν και γενικά στις συνεδριάσεις δημιουργείται η εντύπωση ότι οι εκάστοτε γνώμες και απόψεις είναι ανεξάρτητες από το άτομο που κάνει την τοποθέτηση.

Σημαντικό σημείο όσον αφορά τις συνεδριάσεις στην Ολλανδία είναι η επιδίωξη που υπάρχει ώστε όλοι να συμφωνούν με την απόφαση που πρόκειται να παρθεί. Για να συμφωνήσει κάποιος στην Ολλανδία, θα πρέπει να πειστεί από επιχειρήματα για τη σκοπιμότητα μιας απόφασης. Το να το λέει το αφεντικό της επιχείρησης και μόνον, δεν αρκεί. Γενικότερα η έννοια του αφεντικού, όπως την γνωρίζουμε στην Ελλάδα και η αρχηγική συμπεριφορά είναι πράγματα που δεν χαίρουν εκτίμησης από τους Ολλανδούς.

Οι Ολλανδοί επίσης έχουν έναν πολύ ευθύ τρόπο έκφρασης στις συζητήσεις τους, πράγμα που μπορεί να παρεξηγηθεί από ανθρώπους που προέρχονται από κουλτούρες με κεκαλυμμένα νοήματα στις συζητήσεις.

Ολλανδική γλώσσα

Η Ολλανδική γλώσσα είναι αρκετά δύσκολη και στην Ευρώπη ομιλείται εκτός από την Ολλανδία και στις βόρειες επαρχίες του Βελγίου. Οι περισσότεροι Ολλανδοί μιλάνε πολύ καλά Αγγλικά και πολλές φορές και μία ακόμη γλώσσα που είναι συνήθως τα Γερμανικά ή τα Γαλλικά. Γενικότερα πάντως δεν θα δυσκολευτείτε στη συνεννόηση αν είστε γνώστες της Αγγλικής.

Πως θα βρείτε τις εταιρίες που σας ενδιαφέρουν

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να εντοπίσετε τις εταιρίες που σας ενδιαφέρουν στην Ολλανδία. Μπορείτε να απευθυνθείτε στην Πρεσβεία της Ελλάδας στη Χάγη και συγκεκριμένα στο γραφείο Οικονομικών και Εμπορικών Υποθέσεων (ΟΕΥ, τηλ. +31703561199), να κάνετε έρευνα αναζήτησης στο διαδίκτυο, να επισκεφθείτε ή να συμμετάσχετε σε εκθέσεις στην Ολλανδία, να προσεγγίσετε το Ολλανδικό εμπορικό επιμελητήριο που λέγεται «Kamer Van Koophandel» (www.kvk.nl), να επισκεφθείτε ιστοσελίδες ειδικά για εξαγωγές όπως είναι το www.Exportgate.gr της Eurobank κ.α.

Πληρωμές

Οι Ολλανδοί είναι πολύ τυπικοί στις συμφωνίες τους και δεν θα αντιμετωπίσετε πρόβλημα στην είσπραξη των χρημάτων σας. Για να είστε όμως απόλυτα σίγουροι και να μην βρεθείτε προ εκπλήξεων, καλό είναι να διασφαλίζετε τα τιμολόγιά σας μέσω κάποιας εταιρίας ασφάλισης πιστώσεων όπως π.χ. η Atradius – www.atradius.gr ή ο Οργανισμός Ασφάλισης Εξαγωγικών Πιστώσεων – www.oaep.gr

Οι εταιρίες αυτές πέρα από την ασφάλιση μπορούν να σας συμβουλεύσουν σε διάφορα άλλα πράγματα, όπως για παράδειγμα για τη φερεγγυότητα που υπάρχει σε έναν κλάδο, για δυσμενείς οικονομικές εξελίξεις που μπορεί να θίξουν τα συμφέροντά σας και άλλα.

Επικοινωνία

Οι Ολλανδοί είναι τόσο εξοικειωμένοι με τις διάφορες κουλτούρες στον πλανήτη που δεν χρειάζεται να προβληματίζεστε ως προς το πώς να συμπεριφέρεστε. Επικοινωνούν με έναν ευθύ, ειλικρινή και γενικότερα ανεπίσημο τρόπο αλλά χρησιμοποιούν με συνέπεια τους βασικούς τρόπους καλής συμπεριφοράς. Οι συνάδελφοι και οι τακτικοί συνεργάτες μεταξύ τους χρησιμοποιούν τα μικρά τους ονόματα ενώ πολύ σπάνια χρησιμοποιούνται επιστημονικοί τίτλοι κατά την προσφώνηση ατόμων.

Κατά τις επαφές σας με Ολλανδούς αποφύγετε τις υπερβολές και προσπαθήστε να είστε ειλικρινής. Με την άμεση και ευθεία προσέγγιση του πιθανού σας πελάτη έχετε πολύ περισσότερες πιθανότητες επιτυχίας παρά με τη χρήση «πλάγιων τρόπων».

Θα αντιληφθείτε ακόμα, ότι το χιούμορ συνηθίζεται γενικά σε συνεδριάσεις, σε παρουσιάσεις και άλλες επίσημες εκδηλώσεις. Προσπαθήστε όμως να το αποφύγετε σε ανεπίσημες επαγγελματικές συζητήσεις γιατί συχνά εκεί λαμβάνονται οι πιο κρίσιμες αποφάσεις. Επίσης καλό θα ήταν να αποφύγετε τα ανέκδοτα ή αστεία θρησκευτικού περιεχομένου γενικότερα γιατί έτσι μπορεί να θίξετε κάποιον από τους συνομιλητές σας χωρίς να το καταλάβετε.

Οι Ολλανδοί δεν δίνουν μεγάλη σημασία στα ρούχα. Στις υπηρεσίες και τον τραπεζικό τομέα συνηθίζονται τα σκουρόχρωμα κουστούμια ενώ στους υπόλοιπους τομείς η ένδυση είναι χωρίς ιδιαίτερες προδιαγραφές.  Ο κανόνας εξαιρείται μόνο, εάν η περίσταση  είναι τέτοια που να επιβάλει συγκεκριμένη ενδυμασία. Σε τέτοια περίπτωση συνίσταται να ακολουθήσετε κατά γράμμα τον ενδυματολογικό κώδικα της περίστασης αυτής.

Οι Ολλανδοί επιδιώκουν να δημιουργούν με τους άλλους μια δεμένη προσωπική σχέση, η οποία να βασίζεται σε αλληλεξάρτηση και εμπιστοσύνη, αλληλοσεβασμό και αμοιβαίο όφελος. Θεωρούν πολύ σημαντικό για τον συνεργάτη τους να τηρεί τις υποσχέσεις του, όσο μικρές και αν είναι αυτές. Επίσης για τους Ολλανδούς, οι προσωπικές συμφωνίες είναι ισχυρότερες από τις γραπτές ενώ για τις τελευταίες, τους ενδιαφέρει περισσότερο το πνεύμα της συμφωνίας και όχι οι λεπτομέρειές της.

Ο τρόπος που λειτουργούν ο Ολλανδοί στις συνεργασίες τους περιέχει πάντα, συγκεκριμένα χρονοδιαγράμματα και βήματα καθώς και μια ατζέντα για τα ραντεβού. Η μη συνέπεια των άλλων στα ραντεβού τους δημιουργεί αίσθημα ανασφάλειας και μπορεί να θεωρηθεί ως σημάδι αφερεγγυότητας.  Να γνωρίζετε ακόμα ότι οι Ολλανδοί, παρά την ευθύτητά τους, δυσκολεύονται να πούνε «ναι» ή «όχι» όταν πρόκειται για το κλείσιμο μιας συμφωνίας. Συνήθως λένε κάτι σαν «θα σκεφτώ σχετικά και θα σου πω»  που σημαίνει «ναι» ή «αυτό ίσως να μας δημιουργήσει κάποιο πρόβλημα» που σημαίνει «όχι».

Ενώ η προφορική επικοινωνία είναι αρκετά ανεπίσημη και χαλαρή, η γραπτή επικοινωνία και ειδικά η σύνταξη μιας επιστολής ακολουθεί πάντα συγκεκριμένους κανόνες. Για παράδειγμα θα πρέπει απαραίτητα να αναφέρεται ο τυχόν επιστημονικός τίτλος του παραλήπτη, η θέση του στο τμήμα, το θέμα της επιστολής κλπ. Επιπλέον, στα e-mail ισχύει ακριβώς ότι ισχύει και για τις επιστολές, εκτός εάν έχουμε αποκτήσει οικειότητα με τον παραλήπτη.

Τα όρια σπιτιού και εργασίας δεν είναι ξεκάθαρα για τους Ολλανδούς και συχνά συνεχίζουν κάτι από τη δουλειά τους στο σπίτι. Στις κοινωνικές σχέσεις ο καφές είναι σημαντικότερος από το φαγητό, με το τελευταίο να μην έχει τόσο σημαντική θέση στην καθημερινότητα όπως στην Ελλάδα. Ακόμη δεν συνηθίζεται η πρόσκληση εμπορικών συνεργατών στο σπίτι για φαγητό. Εάν όμως σας καλέσουν σε κάποιο σπίτι, τότε να είστε σίγουρος ότι θα σας περιποιηθούν καθώς πρόκειται για επίσης πολύ φιλόξενους ανθρώπους.

Καλή επιτυχία στις εξαγωγές σας!

Για τη σύνταξη του παραπάνω άρθρου χρησιμοποιήθηκαν πληροφορίες από το βιβλίο του κου John Mole, “Mind Your Manners: Managing Business Culture in the New Global Europe”, έκδοση 2003, Nicholas Brealey Publishing (ISBN 978-1-857883-14-5),με την ευγενική άδειά του.

 

Άλλες πηγές που χρησιμοποιήθηκαν:

1.        Ιστοσελίδα της Attradiuswww.atradius.gr
2.        Ιστοσελίδα του ΟΑΕΠ www.oaep.gr
3.        Ιστοσελίδα του εργαλείου εξαγωγών της Eurobank: exportgate.gr
4.        Ιστοσελίδα της ολλανδικής Στατιστικής υπηρεσίας: www.cbs.nl

* Ο Μιλτιάδης Γκουζούρης είναι Κοστολόγος και Γενικός Διευθυντής της εταιρίας COSTWISE