Μια εταιρεία χωρίς email, meetings και managers

Υπάρχει εταιρεία που δεν στέλνουν μηνύματα, δε συναντιούνται και δεν έχουν μάνατζερς; Υπάρχει και είναι μια απ’ τις μεγαλύτερες στην Λατινική Αμερική. Ο λόγος για την elMejorTrato η οποία λειτουργεί ήδη 8 χρόνια, μετρά 36 άτομα και έχει εμμονή με την… παραγωγικότητα. Αυτός είναι και ο λόγος για τον οποίο οι ιδρυτές της Hernan Amiune και Cristian Rennella αποφάσισαν να «αφαιρέσουν» απ’ τη καθημερινότητα τους «παραδοσιακές» διαδικασίες των επιχειρήσεων.

Από το 2007 οι υπεύθυνοι ανέλυσαν στον κάθε εργαζόμενο ξεχωριστά τα καθήκοντά του, προκειμένου να αυξηθούν τα κέρδη. Το αποτέλεσμα της διαδικασίας αυτής ήταν να έχουν σταματήσει να στέλνουν email εδώ και έξι χρόνια, να έχουν καταργήσει τα meetings εδώ και τρία χρόνια , και τώρα να εργάζονται χωρίς project managers στην ομάδα τους.

Και εξηγούν το γιατί.

Δεν υπάρχει εργαζόμενος ο οποίος να μην έχει παραπονεθεί ποτέ για το πόσο χρόνο τρώει στο να ανταλλάζει και να διαβάζει emails. Μπορεί να είναι ο πιο ασφαλής τρόπος επικοινωνίας, δεδομένου πως όλα είναι καταγεγραμμένα κάπου, αλλά είναι εξίσου χρονοβόρο. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να «πρωταγωνιστεί» εδώ και μια 20ετία, αλλά οι ίδιοι παραδέχονται πως πρόκειται για το λιγότερο παραγωγικό εργαλείο που μπορεί να χρησιμοποιήσει μια ομάδα. Για το λόγο αυτό , αποφάσισαν να εξαλείψουν εντελώς το email σε ολόκληρη τη διαδικασία της εσωτερικής επικοινωνίας (και σιγά-σιγά και για την εξωτερική επικοινωνία).

Η απόφαση αυτή δεν ήρθε τυχαία. Τα email συμπυκνώνουν πληροφορίες, αυτό σημαίνει πως όταν τα άτομα ανταλλάζουν πληροφορίες, προτάσεις και σχόλια κάποια άτομα μένουν αποκλεισμένα και δεν ενημερώνονται για την πρόοδο. Πρόκειται για μια επικοινωνία «πίσω από κλειστές πόρτες», ενώ όλα τα έγγραφα είναι άμεσα προσβάσιμα ανά πάσα στιγμή σε όποιον μπορεί να τα χρειάζεται. Επίσης, τα email καταλήγουν να είναι μια λίστα των εξατομικευμένων εργασιών για κάθε μέλος της ομάδας.

Είναι ο «τόπος» στον οποίο μεταβαίνουμε ώστε να δούμε ποιο είναι το επόμενο project.  Χωρίς αυτό, υπάρχει μια ανοργάνωτη πρόοδος και δεν υπάρχουν σαφείς προτεραιότητες. Ποια είναι η εναλλακτική τους;

Οι υπεύθυνοι έχουν αναπτύξει το δικό τους εργαλείο που έχει σχεδιαστεί ειδικά για τις ανάγκες τους, αλλά είναι πολύ παρόμοιο με το μοντέλο του Trello. Πρόκειται για έναν πίνακα ελέγχου, όπου μπορούν να δουν το σύνολο των έργων της εταιρείας, καθώς και να γνωρίζουν (σε πραγματικό χρόνο) το βαθμό της ανάπτυξης. Με αυτό τον τρόπο δε χρειάζονται τα άτομα της ομάδας να αναλώνονται στο να στέλνουν και να στέλνουν ξανά μηνύματα, αλλά μπορούν πλέον πολύ εύκολα να ενημερώνονται.

Η δεύτερη «ρουτίνα» που σταμάτησαν είναι τα meetings. Ως τεχνολογική εταιρεία, ξοδεύουν πολύ χρόνο την ημέρα για να γράφουν κώδικα. Η διαδικασία αυτή απαιτεί προσήλωση και είναι αρκετά ενοχλητικό να διακόπτεται από συνεχόμενα meetings. Οι συναντήσεις αυτές έχουν περισσότερο κόστος για τους προγραμματιστές απ’ ότι για τους μάνατζερς, αφού για τους προγραμματιστές μια συνάντηση ισοδυναμεί με μείωση της παραγωγικότητας τους στο 50%. Συνήθως, οι συναντήσεις γίνονται για να γνωρίζουν τα άτομα πως προχωράει ένα έργο και τυχόν προβλήματα μεταξύ των project managers και συναδέλφων.

Για να απαλλαγούν από τις συναντήσεις, χρησιμοποιούν τον ίδιο πίνακα ελέγχου που έχουν για την εξάλειψη των emails. Εκεί, ο καθένας μπορεί να ενημερώνεται για την πρόοδο και την κατάσταση του έργου. Επίσης, οι εργαζόμενοι μπορούν να δουν πάνω σε ποιο κομμάτι εργάζεται το κάθε μέλος της ομάδας οποιαδήποτε στιγμή, χωρίς να χρειάζεται να σταματήσουν όσα κάνουν.

Όμως, όταν προκύπτουν σοβαρά ζητήματα χρησιμοποιούν τη πλατφόρμα του Campfire, το οποίο έχει σχεδιαστεί για την επικοινωνία της ομάδας. Η διαφορά του με τις συναντήσεις είναι πως δεν χρειάζεται να υπάρχει «συγχρονισμός» και μάλιστα κάτι τέτοιο δε δημιουργεί πρόβλημα, αφού ο καθένας μπορεί να διαβάσει την άποψη των υπολοίπων όταν τελειώσουν τη δουλειά τους.

Τέλος, η εταιρεία δε χρησιμοποιεί μάνατζερς. Αυτό το αποφάσισαν πριν μερικά χρόνια και φαίνεται πως λειτουργεί. Όλα τα στοιχεία είναι online και διαθέσιμα σε όλους οπότε δε χρειάζονται επίβλεψη. Είναι πολύ εύκολο για έναν προγραμματιστή να ξέρουν αν ο συνάδελφός τους κάνει τη δουλειά του στην ώρα του και με τον σωστό τρόπο.

Για να λειτουργήσει αυτό, έχουν δώσει ιδιαίτερη προσοχή στη πρόσληψη ατόμων. Αρχικά προσλαμβάνουν δυναμικούς μηχανικούς που να μην χρειάζονται διαρκώς επίβλεψη καθώς και άτομα με προοπτικές. Οι προοπτικές αυτές είναι να μπορούν μελλοντικά να είναι οι ιδιοκτήτες της εταιρείας. Όλα τα παραπάνω μπορεί να φαίνονται πολύπλοκα σε εμάς, αλλά φαίνεται πως εκείνοι έχουν βρει τη χρυσή τομή και δουλεύουν μόνο 4 ημέρες την εβδομάδα.