Η οργάνωση είναι μόλις έξι βήματα μακριά

Η ζωή σας είναι γεμάτη με υποχρεώσεις, τόσες που αισθάνεστε πως δεν μπορείτε να τις θυμάστε όλες; Προσπαθείτε να βρείτε τρόπους για να οργανώσετε την καθημερινότητα σας με τέτοιο τρόπο που θα υπάρχει μια ισορροπία μεταξύ προσωπικής και επαγγελματικής ζωής, αλλά δε τα καταφέρνετε; Εάν ναι, το καινούργιο βιβλίο του Daniel J. Levitin θα σας «λύσει» τα χέρια.

Ενώ οι περισσότεροι δε μπορούμε να οργανώσουμε σωστά τη ζωή μας, εκείνος θα σας δώσει μερικές συμβουλές για να το κάνετε.

1. Οι «επίσημοι» έχουν απελευθερωμένο το μυαλό τους από τις υποχρεώσεις
Ο Πρόεδρος της Αμερικής έχει πάντα κάποιον που του υπενθυμίζει τα ραντεβού της ημέρας, αυτό δε σημαίνει πως χρειάζεται να προσλάβετε έναν γραμματέα – αλλά δε χρειάζεται να συγκρατείτε τα πάντα στο μυαλό σας. Μη ποντάρετε στο ότι θα θυμηθείτε τι ραντεβού έχετε, γράψτε σε ένα ημερολόγιο τι έχετε να κάνετε κάθε μέρα ώστε να μη τα ξεχάσετε. Προσοχή: Μην γράφετε τα μισά σε post it, τα αλλά μισά στο iPad και πάει λέγοντας. Συγκεντρώστε όλες τις υποχρεώσεις σας σε ένα μέρος.

Χωρίστε τα πράγματα σε κατηγορίες (υποχρεώσεις, αρμοδιότητες που αναθέσατε σε άλλους, πράγματα που αναβάλατε για πιο μετά, και πράγματα  που αποφασίσατε να μην κάνετε) ώστε να ξέρετε ανά πάσα στιγμή τι έχει γίνει και τι όχι.

2. «Κύριε Πρόεδρε, το ραντεβού σας είναι εδώ»
Ο Πρόεδρος της Αμερικής δεν κοιτάζει το ρολόι του. Δουλεύει μέχρι και το τελευταίο λεπτό πριν μπει στη συνάντηση. Το ίδιο πρέπει να κάνετε και εσείς.

Τα κινητά τηλέφωνα μας διακόπτουν για πολύ λιγότερο σημαντικούς λόγους, ήρθε η στιγμή να μας «ενοχλήσουν» για κάτι σοβαρό. Βάλτε μια υπενθύμιση στο κινητό σας για το deadline.

3. Χρησιμοποιείστε φίλτρα
Ο Πρόεδρος κάθε μέρα ενημερώνεται ΜΟΝΟ για τα πράγματα που πρέπει να ξέρει. Αντίθετα εσείς, μάλλον νιώθετε εγκλωβισμένοι από τι πληροφορίες. Λάθος. Βάλτε φίλτρα στα email σας και στις αναζητήσεις σας. Επιλέξτε εσείς τι θα διαβάζετε, επιλέξτε ακόμα και ποιοι θα σας βρίσκουν ώστε να μπορείτε να ηρεμείτε μέσα στη μέρα. Εάν έχετε απαιτητικό αφεντικό, βάλτε φίλτρα στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ώστε να έρχονται μόνο τα δικά του μηνύματα μετά το τέλος της δουλειάς σας.

4. Η σημασία του «αρκετά καλά»
Ο Πρόεδρος της Αμερικής παίρνει αποφάσεις μόνο για σημαντικά θέματα, κι αυτό γιατί για όλα τα υπόλοιπα αποφασίζουν οι υπάλληλοι του. Τι γίνετε με όσους δεν έχουν υπάλληλους, όμως. Προσπαθήστε να κρατήσετε την ενέργειας σας, για σοβαρές αποφάσεις. Όλες οι υπόλοιπες αποφάσεις πρέπει να είναι ικανοποιητικές. Και τι είναι ικανοποιητικές; Είναι η ικανότητα να αποφασίζετε με τέτοιο τρόπο ώστε οι επιλογές σας να είναι «αρκετά καλές». Αυτή η τακτική δε θα σας στοιχήσει τη δουλειά σας, ίσα-ίσα αφού δε θα αναλώνεστε θα έχετε καθαρό μυαλό για πραγματικά σημαντικές αποφάσεις.

5.«Υπάρχει μια αλλαγή…»
Όταν το πρόγραμμα ενός σημαντικού προσώπου αλλάζει, εκείνος παραμένει ήρεμος γιατί οι συνεργάτες του έχουν φροντίσει ήδη να βρουν εναλλακτικές λύσεις.

Μπορείτε και εσείς να παραμείνετε ήρεμοι με λίγη παραπάνω προσπάθεια. Νέα πράγματα θα προκύψουν, οι προτεραιότητες θα αλλάξουν και εσείς θα πρέπει να επεξεργαστείτε να νέα δεδομένα και να προσαρμοστείτε. Να έχετε πάντα μαζί σας ένα notebook για να καταγράψετε νέες ιδέες και υποχρεώσεις.  Μέσα στη μέρα πρέπει να επαναπροσδιορίζετε τις υποχρεώσεις σας και να τα βάζετε σε προτεραιότητα.

6. Δεύτερο γραφείο
Έχετε δει τα γραφεία σημαντικών ανθρώπων; Μπορείτε να βρείτε τη διαφορά με το δικό σας; Το γραφείο σας είναι γεμάτο με χαρτιά σημειώσεων, post it για να μη ξεχνάτε τα πράγματα που έχετε να κάνετε, ενώ των VIP όχι. Είναι καθαρό, σαν να μην έχουν κάτσει ποτέ εκεί.Δημιουργήστε αυτό τον χώρο. Και δεν εννοούμε να φτιάξετε και δεύτερο γραφείο. Μπορείτε να παραμείνετε εκεί που είστε και το δικό σας VIP γραφείο να είναι στον καναπέ – εκεί θα παίρνετε την τελική απόφαση, χωρίς σημειώσεις και χαρτιά. Ένα βομβαρδισμένο γραφείο δε θα σας βοηθήσει να πάρετε αποφάσεις, οπότε χρησιμοποιείστε το μόνο κατά τη διάρκεια της έρευνας.