Το πιο σημαντικό πράγματα που δε κάνετε στη δουλειά (και πρέπει να το κάνετε)

«Βγάλτε μια κόλα χαρτί και σημειώστε» έλεγαν στο σχολείο και αυτός είναι ο τρόπος που τα περισσότερα πράγματα μας έχουν αποτυπωθεί στο μυαλό. Κάτι τέτοιο βεβαίως δε το λέει κανείς εργοδότης. Γι αυτό και αρκετές πληροφορίες ξεφεύγουν συχνά από τους εργαζόμενους.

Σκεφτείτε αν έχει υπάρξει έστω μια φορά που να έχετε ξεχάσει τι σας είπε κάποιος πελάτης, ακριβώς επειδή δε κρατήσατε σημειώσεις – σίγουρα θα έχει συμβεί κάποιο τέτοιο περιστατικό. Να ξέρετε πως αυτά τα περιστατικά μπορούν να βλάψουν τη καριέρα σας.

Από την άλλη, οι σημειώσεις μπορούν να σας κάνουν πραγματικά πιο έξυπνους αφού δε θα έχετε απλά ακούσει κάτι που μπορεί μετά από λίγο να ξεχάσετε, αλλά θα μπορείτε να ανατρέχετε διαρκώς εκεί. Scripta manent, άλλωστε.

Επιστροφή στα θρανία, λοιπόν. «Βγάλτε» ένα χαρτί και σημειώστε:

Πρέπει να ξέρετε πότε να κρατάτε σημειώσεις

Μπορεί να θεωρείτε πως κρατώντας διαρκώς σημειώσεις θα απομνημονεύσετε τα πάντα στο χώρος εργασίας σας και θα γίνετε καλύτεροι, αλλά κάτι τέτοιο δεν ισχύει. Κάθε περίπτωση δεν επιβάλει να κρατήσετε σημειώσεις. Ας δούμε πότε πρέπει να βγάλετε μια κόλλα χαρτί και στυλό.

1. Στα μίτινγκ «πρόσωπο με πρόσωπο»
Είτε είστε το αφεντικό είτε είστε ο εργαζόμενος, το να κρατάτε σημειώσεις δείχνει πως παίρνετε σοβαρά υπόψιν το χρόνο που αφιερώνουν και οι δύο πλευρές για τη συνάντηση αυτή. Επίσης είναι πολύ καλή ευκαιρία να κρατήσετε πιο «προσωπικές» σημειώσεις, όπως το όνομα της γυναίκας του εργοδότη σας – αυτές οι πληροφορίες μπορεί να φανούν χρήσιμες στο μέλλον, αφού θα μπορείτε να ευχηθείτε χρόνια πολλά κλπ και θα φανεί πως ενδιαφέρεστε.

2. Μεγάλες συζητήσεις
Ποιος δεν έχει λάβει μέρος σε τουλάχιστον έναν μαραθώνιο συναντήσεων στην εταιρία του; Αυτές οι συναντήσεις συνήθως διαρκούν πολλές ώρες και συμμετέχουν εκπρόσωποι από όλα τα τμήματα της εταιρείας. Το να κρατάτε σημειώσεις σε αυτές τις περιπτώσεις θα σας διευκολύνει ώστε να έχετε μια συνολική εικόνα και να μη μπερδευτείτε με τη θέση του καθενός.

3. Συναντήσεις με πελάτες
Φέρτε το σημειωματάριο σας στις συναντήσεις με τους πελάτες ώστε να κρατήσετε σημειώσεις για τις ανάγκες των καταναλωτών και των πελατών. Καλύτερα να έχετε περισσότερες σημειώσεις και πληροφορίες και μετά να τα «ξεκαθαρίσετε» από το να σας λείπουν σημαντικά κομμάτια από τη συζήτηση.

4. Συναντήσεις με μέντορες και απλές επαφές
Ακόμα και ένας καφές μπορεί να οδηγήσει σε μια όμορφη συζήτηση γεμάτη ιδέες. Ας έχετε πάντα έτοιμο το μπλοκάκι σας για μια ιδέα που μπορεί να σας φανεί χρήσιμη.

Βρείτε ποιος τρόπος για να κρατάτε σημειώσεις σας βολεύει

Υπάρχουν άνθρωποι που πρέπει να τα γράφουν όλα αναλυτικά για να θυμούνται τι ειπώθηκε και άλλοι που αρκούνται σε μερικές λέξεις.

1. Λίστες
Αυτή είναι η πιο παραδοσιακή μέθοδος σημειώσεων. Ξεκινάτε κρατώντας με την επικεφαλίδα σας που είναι το κυρίως θέμα τις συζήτησης και συνεχίζεται με τα bullet points. Αφήστε κενά μεταξύ των θεμάτων ώστε να είναι πιο ευανάγνωστα μετά και για να μη μπερδευτείτε σε περίπτωση που υπάρχει επανάληψη των ίδιων πληροφοριών.

2. Mind maps
Αυτή η μέθοδος αναφέρεται σε όσους είναι οπτικοί τύποι. Η λύση είναι να βάλετε έναν τίτλο – θέμα συζήτησης και μετά να τραβάτε γραμμές με τις υποσημειώσεις, αντί για ένα κατεβατό κείμενο.

3. «Ίχνη πορείας»
Είναι ο πιο χρονοβόρος τρόπος για να κρατάει κάποιος σημειώσεις αλλά και ο πιο αποτελεσματικός. Για ποιο λόγο; Γιατί πολύ απλά σημειώνετε τα πάντα ώστε αν τα διαβάσει κάποιος που δεν ήταν στη συνάντηση να βγάλει νόημα. Όπως κάνατε και στο πανεπιστήμιο, δηλαδή, που δε χρειαζόταν να χρησιμοποιήσετε το βιβλίο αλλά τις δικές σας σημειώσεις.

Οργανώστε σωστά τις σημειώσεις σας

Θυμηθείτε πως οι σημειώσεις δεν κρατούν απλά μια ώρα, τότε που θα έχετε τη συζήτηση ακόμα φρέσκια στο μυαλό σας, αλλά θα πρέπει αν επιστρέψετε ξανά μετά από 2 μήνες να μπορέσετε να βγάλετε σημειώσεις. Αν σε μια κόλα χαρτί έχετε σκόρπιες λέξεις, πεταμένες από εδώ και από εκεί σίγουρα δε θα σας οδηγήσει κάπου.

Να κρατάτε σημειώσεις πάντα στο ίδιο μέρος

Αγοράστε ένα σημειωματάριο μόνο για τις σημειώσεις σας. Μην έχετε πολλά τετραδιάκια ή χαρτιά. Φροντίστε να τα έχετε όλα συγκεντρωμένα κάπου ώστε να μπορείτε να ανατρέχετε σε παλαιότερες σημειώσεις.

Κρατήστε ένα «στυλ»

Αποφασίστε ποιος τρόπος σας βολεύει και υιοθετείστε αυτόν. Το μάτι σας θα συνηθίσει και έτσι θα μπορέσετε να τις διαβάζετε πιο εύκολα στο μέλλον.

Βάλτε στο πρόγραμμα την «επανάληψη» των σημειώσεων σας
Το ξέρουμε πως η «ανάγνωση» είναι συνήθεια του σχολείου και πως είναι πλέον δύσκολο για έναν εργαζόμενο που έχε ήδη φορτωμένο πρόγραμμα, αλλά είναι ιδιαίτερα σημαντικό να ξαναδιαβάζετε τις παλαιότερες σημειώσεις σας για να είστε διαρκώς ενημερωμένοι.