Πώς να αντικαταστήσετε ένα meeting με ένα απλό email

Meeting – ο πονοκέφαλος των περισσότερων επαγγελματιών. Οι εταιρικές συναντήσεις μπορεί να φέρουν στην επιφάνεια μια σειρά από δημιουργικές ιδέες και λύσεις, αλλά πολλές φορές μπορεί να οδηγήσουν σε χάσιμο χρόνου, με αποτέλεσμα αρκετοί να δυσανασχετούν μόνο… στο άκουσμα της λέξης.

Οι λόγοι απλοί:

Περισσότερη πληροφορία, λιγότερες λύσεις
Ένας απ’ τους κυριότερους λόγους που οι συμμετέχοντες σε ένα meeting παραπονιούνται, είναι διότι δίνεται πολύς χρόνος στο να αναλύονται οι πληροφορίες για τον λόγο της συνάντησης και να μην περνάνε κατευθείαν στην επίλυση των ζητημάτων. Το brief για τις συναντήσεις πρέπει να δίνεται νωρίτερα και αυτό θα κάνει τις συζητήσεις πολύ παραγωγικές.

Δεν τηρούνται οι χρόνοι
Ο μέσος όρος διάρκειας ενός meeting είναι συνήθως τα 40 λεπτά, ωστόσο πολύ δύσκολα θα τηρείται αυτό το χρονικό διάστημα. Δεν είναι μόνο το γεγονός πώς επιτρέπεται κάποιος να αργήσει – οπότε χάνεται χρόνος για να ενημερωθεί για όσα ειπώθηκαν. Συνήθως οι συμμετέχοντες απαντάνε στα τηλεφωνήματα τους, σκέφτονται «δυνατά» ή μπορεί οποιασδήποτε να μπει στην αίθουσα για κάτι άλλο. Κυρίως όμως υπάρχει η τάση να «εκμεταλλεύονται» οι συμμετέχοντες όλο τον διαθέσιμο χρόνο. Σκεφτείτε πότε ήταν η τελευταία φορά που τελείωσε το meeting σας πριν τον προκαθορισμένο χρόνο, παρόλο που μπορεί να χρειάζονταν μόνο 15 λεπτά.

Το ίδιο συμβαίνει και με τα σπίτια. Όσο μεγάλο σαλόνι και να έχεις, πάντα θα βρίσκεις έναν τρόπο για να το γεμίζεις με πράγματα.

Επιπλέον, ένας εργαζόμενος χρειάζεται περίπου 25 λεπτά για να επιστρέψει συγκεντρωμένος στην εργασία του μετά από μια συνάντηση.

Τα λόγια δεν γίνονται πράξεις

Ένα μεγάλο ποσοστό των ανθρώπων που φεύγουν απ’ την αίθουσα συναντήσεων, δεν έχει καταλάβει ποια θα είναι τα επόμενα βήματα. Το τέλος ενός meeting δεν σημαίνει απαραίτητα πώς όλοι έχουν καταλάβει τις υποχρεώσεις τους και τι θα ακολουθήσει. Αυτό σημαίνει πώς συχνά απαιτείται και δεύτερη συνάντηση για να συζητηθούν ουσιαστικά τα ίδια πράγματα!

Ωστόσο, οι συναντήσεις δεν κοστίζουν μόνο χρόνο – αλλά κοστίζουν κυρίως χρήματα. Πιο συγκεκριμένα, σύμφωνα με μελέτη της Bain & Company για το time budgeting στις μεγάλες εταιρείες, ένα εβδομαδιαίο meeting με midlevel managers κοστίζει στην εταιρεία, 15 εκατ. δολάρια τον χρόνο!

Δείτε πόσο κοστίζει στην εταιρεία σας ένα meeting ΕΔΩ

Όλα αυτά μπορούν να αποφευχθούν και αρκετά απ’ τα meetings να αντικατασταθούν με απλά… email.

Η Alex Cavoulacos του The Muse δίνει τη λύση δημιουργώντας ένα template που όλοι μπορούν να ακολουθήσουν, αρκεί να τηρούνται τρεις προϋποθέσεις.

Στο email πρέπει να αναφέρονται:

1. Logistics: γιατί ακυρώθηκε η συνάντηση και αν είναι ένα επαναληπτικό meeting τι να περιμένουν οι συμμετέχοντες την επόμενη φορά.

2. Action: Αναφορά όλων των πραγμάτων που εκκρεμούν ή έχουν ολοκληρωθεί

3. Information: οποιαδήποτε πληροφορία ή ενημερώσεις που πρέπει να μοιραστούν με τους συμμετέχοντες.

Hi Team,
This week’s project check-in meeting is being canceled since everything is on track and we already have alignment on next steps. I’ve included key updates below, and we’ll been meeting in person as usual next Thursday.

To-dos for this week:
– Reach out to five clients for feedback on the designs—Maria
– Send final marketing plan timing for approval—Jason
Updates from this week:
– Marketing copy locked in
– Client shortlist finalized
– Budget request sent to finance team
– Launch date confirmed (Nov 14!)
Thanks,
Alex

Όπως αναφέρει η ίδια, δεν είναι εύκολο να αλλάξει κανείς την πεποίθηση που έχουν οι άνθρωποι για τα meetings και να τους πείσετε πώς ένα email θα έχει το ίδιο αποτέλεσμα, αλλά αξίζει μια προσπάθεια.

* Η Τέτα Καραμπίνη είναι BD & Academic Affairs Manager στο ReGeneration