Πως να γίνετε πιο παραγωγικοί με 3 κινήσεις

Ο καθένας αναζητά τρόπους βελτίωσης της παραγωγικότητάς του. Συχνά, όμως, οι αναφορές στην παραγωγικότητα συνοδεύονται από πολύπλοκα συστήματα διαχείρισης χρόνου που καταλήγουν στο ίδιο πάντα αίσθημα φόρτου και πίεσης.

Το πρόβλημα με τις περισσότερες προσεγγίσεις στο θέμα της παραγωγικότητας και του χρόνου εργασίας είναι ότι απαιτούν πολλές προσαρμογές στην καθημερινή ζωή του ατόμου. Κάποιος που τα κάνει όλα στο πόδι δεν είναι εύκολο να προσαρμοστεί σε ένα εξαιρετικά δομημένο ωράριο την επόμενη μέρα – απαιτείται χρόνος.

Ιδού λοιπόν τρεις μικροί και εφικτοί τρόποι για να γίνεται τρομερά πιο παραγωγικός:

1. Ορίστε εβδομάδες με συναντήσεις και εβδομάδες χωρίς

Όταν μετακινείστε συνεχώς μεταξύ συναντήσεων με εργαζομένους, ραντεβού με πελάτες και άλλα καθήκοντα, η ζωή φαίνεται πιο πιεσμένη και υπάρχουν πολλές περισσότερες διακοπές. Πειραματιστείτε ορίζοντας εβδομάδες αφιερωμένες σε συναντήσεις και εβδομάδες αποκλειστικά αφιερωμένες στην ολοκλήρωση έργου. Κατά τη διάρκεια των πρώτων, θα δέχεστε πελάτες, εργαζομένους και συνεργάτες, και τα υπόλοιπα καθήκοντα της δουλειάς θα γεμίζουν το υπόλοιπο της ημέρας.

Κατά τη διάρκεια των εβδομάδων χωρίς συναντήσεις, η δουλειά θα είναι η μοναδική σας έγνοια, αφήνοντάς σας έτσι χρόνο για να ολοκληρώσετε πράγματα και να τα επεξεργαστείτε σε βάθος. Φροντίστε ώστε αυτές οι εβδομάδες να μην περιλαμβάνουν κανένα άλλο καθήκον, κι αν σας βοηθά, χρησιμοποιήστε εβδομαδιαίο ημερολόγιο για να ξεχωρίζετε ποια εβδομάδα είναι για συναντήσεις και ποια για δουλειά.

2. Ορίστε κενές μέρες πριν από την παράδοση κάθε έργου

Το να εργάζεστε μέχρι τη στιγμή που πρέπει να παραδώσετε κάτι είναι συνταγή αποτυχίας. Αν έχετε μια σημαντική ομιλία, μια κρίσιμη παρουσίαση σε πελάτες ή την έναρξη ενός πρότζεκτ, αποφασίστε ότι θα τελειώσετε ό,τι έχετε αναλάβει 48 ώρες πριν την προθεσμία. Τότε, θα έχετε μια κενή ημέρα πριν την πραγματική προθεσμία για να κάνετε ένα βήμα πίσω και να «αναπνεύσετε». Ο έξτρα αυτός χρόνος θα σας επιτρέψει να δείτε ξανά τις λεπτομέρειες και να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι οκ με την παρουσίαση ή το έργο σας.

3. Χρησιμοποιήστε το τρικ του post-it

Όσοι κάνουν πολλά πράγματα ταυτόχρονα καταλήγουν να κάνουν λιγότερα απ’ ότι αν έκανα μεμονωμένα κάθε ενέργεια. Το γνωστό μας multitasking δεν είναι αποτελεσματικό, σύμφωνα με τα αποτελέσματα πολλών ερευνών. Αντί, λοιπόν, να κάνετε μια τεράστια λίστα για τα καθήκοντα κάθε μέρας, ξεκινήστε το πρωί επιλέγοντας μόνο τόσα καθήκοντα όσα χωράνε να γράψετε σε ένα μικρό σημείωμα post-it. Εστιάστε μόνο σ’ αυτά τα καθήκοντα, και θα δείτε ότι αν ολοκληρώνετε μερικές κρίσιμες δουλειές κάθε μέρα, θα πετυχαίνετε περισσότερα απ’ το να κάνετε τα πάντα ταυτόχρονα.