Πόση ώρα πρέπει να διαρκούν τα επαγγελματικά meeting; – Λιγότερη από αυτή που φαντάζεστε

Τον ιδανικό χρονικό διάστημα που πρέπει να διαρκούν τα επαγγελματικά meeting και call προσπαθεί να σκιαγραφήσει η Wall Street Journal, «πατώντας» πάνω σε δεδομένα από ανάλυση της Microsoft Teams.

Οι 15λεπτες συσκέψεις αποτελούν πλέον το 60% των προγραμματισμένων συναντήσεων, αποδεικνύοντας ότι τόσο τα στελέχη όσο και οι εργαζόμενοι έχουν γίνει πιο αδίστακτοι με το χρόνο τους.

Κατά τη διάρκεια της πανδημίας του κορονοϊού και των «απόνερων» της, εκατομμύρια άνθρωποι άλλαξαν δουλειά, απέφυγαν τις φιλίες στο εργασιακό περιβάλλον και υιοθέτησαν τη νοοτροπία της ολοκλήρωσης της δουλειάς μετά από τις προγραμματισμένες ώρες της εργασίας τους (5:01-and-done).

Οι μεταβαλλόμενες φιλοδοξίες πηγάζουν από την επαγγελματική εξουθένωση και την άνοδο της τηλεδιάσκεψης, η οποία απαιτεί από πολλούς από εμάς να περνούν δύο ολόκληρες ημέρες κάθε εβδομάδα σε συσκέψεις και σε email, υποστηρίζει το δημοσίευμα. Πολυάριθμες μελέτες δείχνουν ότι η ψηφιακή υπερφόρτωση πλήττει την καινοτομία και την παραγωγικότητα, αν και οι εργαζόμενοι λένε ότι εξακολουθούν να εκτιμούν τη διάδραση πρόσωπο με πρόσωπο.

Τριάντα λεπτά τείνουν να είναι ο προκαθορισμένος χρόνος για πολλές συσκέψεις. Η Τζέιν Σάντμαν, η οποία διευθύνει μια εταιρεία μάρκετινγκ και μάρκετινγκ στην Ουάσινγκτον, δίνει γενικά στους ανθρώπους ένα «σφιχτό» 15λεπτο.

«Ο θάνατος της ημέρας σας είναι πάρα πολλές “μισές ώρες”», λέει η ίδια.

Η Σάντμαν ξεκινά τις κλήσεις με κάτι «ανεβαστικό», όπως το «ανυπομονώ να ακούσω για το Σαββατοκύριακο σας αργότερα» .Στη συνέχεια, περνάει γρήγορα στη δουλειά, τονίζοντας ότι υπάρχουν μόνο 15 λεπτά στο πρόγραμμα.

Τα meeting μπορούν να είναι η κινούμενη άμμος της εργάσιμης ημέρας. Μπορούν να «γεμίσουν» την ατζέντα σας και να διακόψουν τη ροή όταν υπάρχει εστιασμένη εργασία που πρέπει να γίνει.

Πάνω από τα 3/4 των εργαζομένων λένε ότι οι συντομότερες συναντήσεις είναι πιο αποτελεσματικές, σύμφωνα με μια νέα δημοσκόπηση σε περισσότερους από 2.000 εργαζόμενους στις ΗΠΑ που διεξήχθη τον περασμένο μήνα από την εταιρεία ερευνών αγοράς CivicScience. Το 1/3 των ερωτηθέντων δήλωσαν ότι έτσι κι αλλιώς σταματούν να δίνουν προσοχή μετά από 15 λεπτά.

Η διεξαγωγή ενός αποτελεσματικού 15λεπτου meeting είναι περισσότερο τέχνη παρά επιστήμη, λένε οι ειδικοί σε θέματα ηγεσίας και οργανωτικής αποτελεσματικότητας. Αν μιλάτε μόνο για δουλειά, φαίνεστε πολύ απότομοι. Από την άλλη, εάν προσπαθήσετε να επιδείξετε υπερβολική φινέτσα, κινδυνεύετε να φανείτε μαλθακός. Για να τηρήσετε ένα σφιχτό χρονοδιάγραμμα, να έχετε κατά νου τέσσερις κανόνες.

«Σφιχτός» κύκλος

Σκεφτείτε πόσα άτομα πρέπει πραγματικά να είναι στο meeting. Η συμμετοχή πολλών συμμετεχόντων στη συνάντηση σπαταλά το χρόνο όλων των άλλων.

Η συμμετοχή πολλών ατόμων στη συνάντηση σπαταλά το χρόνο όλων των άλλων.

Μείνετε στο θέμα

Δεν μπορούν όλα να συμπυκνωθούν σε μια 15λεπτη συνάντηση. Όσο πιο περιορισμένο είναι το θέμα, τόσο πιο εύκολο είναι να επιτευχθεί ο στόχος. Για παράδειγμα, συζητήστε συγκεκριμένα χαρακτηριστικά δύο πιθανών προσλήψεων αντί να μιλάτε για το σύνολο του τελευταίου γύρου συνεντεύξεων.

Προεργασία

Προτιμήστε να στείλετε υλικό για ανάγνωση πριν από τη συνάντηση (προεργασία), ώστε οι συμμετέχοντες να είναι προετοιμασμένοι.

Αυτό κάνει τη συζήτηση παραγωγική από την αρχή.

Συνεχόμενες συναντήσεις

Προγραμματίστε συνεχόμενες 15λεπτες συναντήσεις για να μεγιστοποιήσετε το χρόνο σας. Τρεις 15λεπτες συσκέψεις, η μία μετά την άλλη, συχνά λειτουργούν καλύτερα από το να τις έχετε διασκορπισμένες μέσα στην ημέρα. Ένα διάλειμμα διάρκειας ενός τετάρτου μεταξύ των 15λεπτων meeting απλώς επιτρέπει να διαρκέσουν πολύ ή να ξεκινήσει η εστιασμένη εργασία αλλά να μην ολοκληρωθεί.

Οι «περιπλανώμενοι» και η εξοικονόμηση χρήματος

Η συντομία των συνεδριάσεων μπορεί να εξοικονομήσει χρήματα.

Για έναν εργαζόμενο που βγάζει 100 δολάρια την ώρα, η μείωση τεσσάρων συναντήσεων κατά 15 λεπτά σημαίνει εξοικονόμηση 100 δολαρίων, σύμφωνα με την WSJ.

Η Ρίτα Κινγκ, εκτελεστική αντιπρόεδρος της εταιρείας συμβούλων για τον εργασιακό χώρο Science House, συνεργάστηκε με ένα τμήμα μιας μεγάλης εταιρείας logistics που χρειαζόταν βοήθεια για να μειώσει τις τρεις «καθημερινές συναντήσεις», που ξεπερνούσαν τη μία ώρα η κάθε μία, σε τρία 15λεπτα meeting

H ίδια χαρακτήρισε ως μεγάλο πρόβλημα τους «περιπλανώμενους», τα άτομα που προστίθεντο στις συσκέψεις και συνεχώς έμπαιναν στη συζήτηση για να πουν τη γνώμη τους, λέει, είτε ήταν χρήσιμη είτε όχι.

Η Κινγκ υποστήριξε πως ο περιορισμός των συμμετεχόντων στα 15λεπτα meeting σε ποσοστό άνω του 50%, εξοικονόμησε 4.200 εργατοώρες για την εταιρεία ετησίως ή 250.000 δολάρια.

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΕΣ ΕΙΔΗΣΕΙΣ:

• Βαγγέλης Προβιάς: Θέλω να αξιοποιήσω τις γνώσεις και τις προσδοκίες μου προς όφελος της Αθήνας
• Παγκόσμιο vs τοπικό: Διαμορφώνοντας διασυνοριακές λύσεις για την ασφάλεια στο διαδίκτυο