Συμβουλές της Action Digital για αποτελεσματική δουλειά από το σπίτι

Με ολόκληρες χώρες να βρίσκονται σε κατάσταση καραντίνας λόγω του κορωνοϊού (COVID-19), πολλές εταιρείες δυσκολεύονται να βρουν τρόπους για να δουλέψουν οι εργαζόμενοί τους από το σπίτι. Αυτή η μετάβαση είναι εξαιρετικά σημαντική τόσο για την ίδια την εταιρεία που θα διασφαλίσει την κανονικότητα και τη συνέχιση της λειτουργίας της, όσο και για τους εργαζομένους, που μπορούν να παραμείνουν παραγωγικοί από την ασφάλεια του σπιτιού τους.

Ακολουθούν επτά συμβουλές από την Action Digital, μέλος του Ομίλου Action Global Communications που θα βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να πετύχουν μία ομαλή μετάβαση από το παραδοσιακό περιβάλλον εργασίας, στη δουλειά από το σπίτι.

Μπείτε στο Cloud

Αν η καραντίνα του κορωνοϊού έχει πλήξει κατά πολύ τη λειτουργία σας, τότε μάλλον είχατε οπωσδήποτε ανάγκη από κάποιες αναβαθμίσεις. Μία από τις βασικές καινοτομίες της σύγχρονης τεχνολογίας, είναι ότι μπορείς να μεταφέρεις τη ροή εργασιών σου στο Cloud, να γίνεις πλήρως ψηφιακός και να έχεις τη δυνατότητα να εργάζεσαι από οπουδήποτε κι αν βρίσκεσαι. Οι επιχειρήσεις που παραμένουν στα παραδοσιακά εργαλεία και δεν προσαρμόζονται με τις τελευταίες τεχνολογικές τάσεις θα μείνουν πίσω. Υπάρχει πληθώρα διαθέσιμων εργαλείων, όμως και μόνο 2 από αυτά μπορούν να βοηθήσουν την εταιρεία σας να ενσωματωθεί πλήρως στην ψηφιακή εποχή. Το Gsuite (διαθέσιμο από την Google) και το Office 365. Αυτά τα παντοδύναμα εργαλεία θα προσφέρουν σε εσάς και τους εργαζομένους σας την ελευθερία να δουλέψετε από οπουδήποτε βρίσκεστε και μέσω σχεδόν όλων των συσκευών. Δεν μπορούμε να τονίσουμε αρκετά το πόσο σημαντικό είναι να μάθετε να δουλεύετε αποτελεσματικά αυτά τα εργαλεία – όχι μόνο για να επιβιώσετε την καραντίνα του κορωνοϊού , αλλά και για να μεταφέρετε την εταιρεία σας στο επόμενο επίπεδο.

Επιβεβαιώστε πως οι εργαζόμενοι σας έχουν τον κατάλληλο εξοπλισμό

Το πρώτο και σημαντικότερο πράγμα που πρέπει να προσέξετε (κάτι που συνήθως παρατηρούμε όταν είναι ήδη πολύ αργά), είναι να επιβεβαιώσετε πως όλοι οι εργαζόμενοι έχουν τα απαραίτητα εργαλεία που θα τους επιτρέψουν να δουλέψουν με επιτυχία από το σπίτι. Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν θα έχουν πρόβλημα, μιας και ένα απλό laptop αρκεί. Όμως θα πρέπει να διπλοτσεκάρετε, αφού κάποια σπίτια έχουν μόνο έναν κοινό υπολογιστή για όλους.

Φυσικά, θα πρέπει επίσης να επιβεβαιώσετε πως όλοι οι εργαζόμενοι έχουν και τους κατάλληλους κωδικούς για να συνδεθούν στις πλατφόρμες που αξιοποιείτε στην εταιρεία σας από το σπίτι τους.

Το σωστό (online) εργαλείο για τη σωστή (online) δουλειά

Η τεχνολογία μας προσφέρει πάρα πολλά εργαλεία για να δουλέψουμε από το σπίτι, αρκεί να ξέρουμε που να ψάξουμε! Και τα καλύτερα νέα; Τα περισσότερα από αυτά είναι δωρεάν στη βασική τους έκδοση! Αν αναζητάτε μία πλατφόρμα για επικοινωνία μέσω μηνυμάτων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Slack ή το Flowdock. Αν τα μηνύματα δεν είναι αρκετά και προτιμάτε την επικοινωνία πρόσωπο-με-πρόσωπο, τότε το Google Meet, το Zoom, το FaceTime, το GoToMeeting και το Microsoft Teams είναι στις υπηρεσίες σας!

Το δυσκολότερο κομμάτι της εργασίας από το σπίτι είναι η σωστή οργάνωση και το αποτελεσματικό project management για ομάδες που έχουν περιορισμένη επαφή μεταξύ τους. Εδώ θα σας βοηθήσουν οι πλατφόρμες για project management της Asana και της Trello, των οποίων οι βασικές υπηρεσίες είναι δωρεάν.

Κάθε εργαζόμενος θα πρέπει να έχει εγκατεστημένη την τελευταία έκδοση στον υπολογιστή του και να επιβεβαιώσετε πως έχει όλους τους κωδικούς για να συνδεθεί.

Καθημερινή πρωινή επικοινωνία

Έρευνες έχουν αποδείξει ότι μία από τις μεγαλύτερες δυσκολίες της τηλεργασίας είναι το αίσθημα απομόνωσης. Όταν νιώθουν αποκομμένοι από την ομάδα, οι εργαζόμενοι τείνουν να γίνονται λιγότερο παραγωγικοί. Πως μπορεί μια εταιρεία να αντιμετωπίσει αυτό το φαινόμενο; Ένα πρωινό online meeting, ακόμα και μία δεκάλεπτη τηλεδιάσκεψη είναι αρκετή για να δείξει στους εργαζομένους ότι, ακόμα κι αν δε βρίσκονται στο ίδιο φυσικό μέρος, είναι ακόμα μέρος της ίδιας ομάδας. Εκτός από την τόνωση του ηθικού, μπορεί να αποτελέσει και μια υπενθύμιση ότι η δουλειά από το σπίτι σημαίνει δουλειά και όχι ευκαιρία για χαλάρωση.

Ξεκάθαρες οδηγίες για διαλείμματα

Παρότι δεν υπάρχει, προφανώς, τρόπος να παρακολουθείτε αν κάποιος που δουλεύει από το σπίτι ακολουθεί το πρόγραμμα, θα πρέπει να δίνετε στους εργαζομένους ελεύθερο χρόνο και διαλείμματα για φαγητό, κατά τη διάρκεια των οποίων μπορούν να φεύγουν από την οθόνη του υπολογιστή. Τις υπόλοιπες ώρες που δεν έχουν καθοριστεί ως ώρες διαλείμματος, οι εργαζόμενοι θα πρέπει να είναι διαθέσιμοι και έτοιμοι για δράση. Για να είναι όλοι συντονισμένοι, οι περισσότερες online πλατφόρμες επικοινωνίας προσφέρουν «status updates», ώστε ο κάθε χρήστης να ορίζει την κατάσταση στην οποία βρίσκεται, για παράδειγμα «μακριά από τον υπολογιστή» ή «σε διάλειμμα για φαγητό».

Πρέπει να σημειώσουμε βέβαια, πως ακόμα και αν είναι σε διάλειμμα για φαγητό, θα πρέπει πάντα να απαντάνε κλήσεις που έχουν να κάνουν με την εργασία τους.

Οργανώστε έναν εικονικό καφέ

Η ενδυνάμωση της συντροφικότητας και του αισθήματος της ομαδικότητας είναι εξαιρετικά σημαντικές για να πολεμήσετε το αίσθημα απομόνωσης και να κάνετε τους υπαλλήλους σας πιο παραγωγικούς. Και τι λέει «δουλεύουμε παρέα» πιο καλά από μία κούπα ζεστό καφέ και λίγη χαλαρή κουβέντα; Οργανώστε ένα meeting μεταξύ εργαζομένων με μόνο στόχο να απολαύσετε παρέα ένα καφέ και να συζητήσετε για τη μέρα σας. Η διατήρηση της καθημερινής εργασιακής ρουτίνας είναι ουσιώδης, μιας και υπενθυμίζει στους εργαζομένους πως παρά τις ασυνήθεις συνθήκες εργασίας, το σπίτι τους πλέον είναι το περιβάλλον της εργασίας τους.

Κρατήστε επαφή με τους πελάτες σας

Η διατήρηση της ρουτίνας είναι το κλειδί για να μεταφέρετε με επιτυχία τη λειτουργία σας στο σπίτι. Μέσα σε αυτή τη ρουτίνα είναι και η επικοινωνία με τους πελάτες. Δε χρειάζεται να ακυρώσετε συναντήσεις, απλά μεταφέρετέ τις online και ενημερώστε τους πρόσωπο με πρόσωπο πως η εταιρεία σας συνεχίζει να λειτουργεί κανονικά σαν να μην άλλαξε τίποτα. Επιδείξτε τους την ευελιξία σας σαν οργανισμός και (γιατί όχι) εντυπωσιάστε τους με την ευστροφία σας. Μπορείτε να πάτε κι ένα βήμα παραπέρα και να τους δώσετε συμβουλές για το πως θα το κάνουν και οι ίδιοι. Οργανώστε ψηφιακά workshops ή καθοδηγήστε τους στα σωστά εργαλεία που θα τους βοηθήσουν να μεταφέρουν τη λειτουργία τους online, ώστε να επιβεβαιώσετε ότι δε θα σταματήσουν να είναι αποδοτικοί και παραγωγικοί.