Τα έξι βήματα που θα σας κάνουν πιο παραγωγικούς
Κάθε λεπτομέρεια μπορεί να αλλάξει τη ροή μιας εταιρείας – Δείτε πώς μπορείτε να τις εκμεταλλευτείτε.
Ο καθένας γνωρίζει ότι η διοίκηση μιας εταιρείας είναι μία από τις πιο δύσκολες εργασίες. Οι διευθύνοντες σύμβουλοι πρέπει να διαχειριστούν το χρόνο, τους πόρους, και τις πολλαπλές απαιτήσεις, ενώ παράλληλα καλούνται να πάρουν αποφάσεις και να χαράξουν στρατηγικές που θα καθορίσουν την πορεία της επιχείρησής τους.
Είτε φιλοδοξείτε να διοικήσετε τη δική σας επιχείρηση είτε θέλετε να είστε πιο παραγωγικοί στην τρέχουσα εργασία σας, αναλογιστείτε τις παρακάτω συμβουλές από διευθύνοντες συμβούλους που μπορείτε να εφαρμόσετε σε κάθε πτυχή της ζωής σας.
1. Κάνετε συχνά διαλείμματα κάθε 90 λεπτά
Ο Τόνι Σβαρτζ, πρόεδρος της Energy Project, προτείνει να κάνετε διαλείμματα κάθε 90 λεπτά για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητά σας. Ο λόγος; Το ανθρώπινο σώμα έχει έναν κύκλο ενέργειας που λειτουργεί ανά διαστήματα 90 λεπτών όλη την ημέρα. Όταν έχουμε εργαστεί σε κάτι επί μιάμιση ώρα ή και περισσότερο, είναι φυσικό ότι τα επίπεδα εγρήγορσης πέφτουν και η προσοχή μας μειώνεται ή αισθανόμαστε υπνηλία.
2. Επιτρέψτε στον εαυτό σας διαστήματα που κανείς δε μπορεί να σας διακόψει
Δεν υπάρχει τίποτα πιο εκνευριστικό από το μπαίνετε σε ρυθμούς εργασίας για ένα μεγάλο έργο και στη συνέχεια να σας διακόπτει ένας συνάδελφος ή το αφεντικό σας. Ακόμη χειρότερα, η έρευνα δείχνει ότι μπορεί να χρειαστούν έως και 25 λεπτά για να επανέλθετε στους προηγούμενους ρυθμούς μετά από μια διακοπή. Και για το λόγο αυτό ο Άντριου Μαρς, Διευθύνων Σύμβουλος της Fifth Column Games, έχει αναπτύξει ένα σύστημα για να διασφαλίσει ότι ο καθένας στο γραφείο του μπορεί να λειτουργήσει χωρίς να διακόπτεται. Με την τοποθέτηση ενός «κώνου σιωπής» πάνω στα γραφεία τους, οι εργαζόμενοι έχουν ένα ορατό σύμβολο που εκφράζει ότι δεν θα πρέπει να ενοχληθούν αν δεν είναι επείγον.
3. Διαχειριστείτε την ενέργειά σας, όχι μόνο το χρόνο σας
Γνωρίζετε ότι είναι σημαντικό να προγραμματίζετε το χρόνο σας έξυπνα, αλλά στην πραγματικότητα μπορεί να είναι πιο αποτελεσματικό να διαχειριστείτε και την ενέργειά σας. Η διευθύνουσα σύμβουλος και συνιδρύτρια της The Muse, Κάθριν Μίνσιου, υποστηρίζει τη βελτιστοποίηση του χρόνου εργασίας, κάνοντας τις περισσότερες εργασίες που απαιτούν υψηλή συγκέντρωση κατά τις ώρες αιχμής, τις χρυσές ώρες, όταν τα επίπεδα ενέργειάς της είναι στο υψηλότερο σημείο τους. Οι συναντήσεις, αντιθέτως, είναι κάτι που αποφεύγει τις ώρες εκείνες και τις προγραμματίζει για άλλη στιγμή της ημέρας.
4. Μην γίνετε σκλάβος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Η Τζίνα Τραπάνι, ιδρύτρια της ThinkUp, προτείνει τον έλεγχο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο σε συγκεκριμένες ώρες της ημέρας. Γιατί; Αντί να αισθάνεστε ότι πρέπει να απαντήσετε σε ηλεκτρονικά μηνύματα αμέσως μόλις τα λαμβάνετε, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και να παραμείνετε εστιασμένος θέτοντας ένα χρονοδιάγραμμα για τον έλεγχο και την απάντηση των ηλεκτρονικών μηνυμάτων (για παράδειγμα, μία φορά το πρωί και μία φορά στο τέλος της ημέρας).
5. Κρατήστε τα ηλεκτρονικά μηνύματά σας σύντομα και σαφή
Οι διευθύνοντες σύμβουλοι δεν έχουν χρόνο για την ανάγνωση ηλεκτρονικών μηνυμάτων με μέγεθος μυθιστορήματος – ούτε για να γράψουν τόσο μεγάλα οι ίδιοι. Ο Άντριου Τόρμπα, συνιδρυτής της Kuhcoon, ορισμένες φορές είναι τόσο ακραίος ώστε γράφει ηλεκτρονικά μηνύματα με μέγεθος μιας λέξης και προτείνει την επεξεργασία των μηνυμάτων σας ώστε να έχουν το ίδιο όριο των 140 χαρακτήρων του Twitter.
6. Αναθέστε, αναθέστε, αναθέστε
Είναι εύκολο να κατακλυστείτε από το αίσθημα ότι πρέπει να τα κάνετε όλα μόνοι σας. Η ανάθεση, όμως, είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να διαχειριστείτε το χρόνο σας. Αναθέτοντας εργασίες σε άλλα μέλη της ομάδας ελαφραίνετε το φόρτο εργασίας σας και μπορείτε να επικεντρωθείτε στις εργασίες εκείνες που κάνετε καλύτερα. Ο επιχειρηματίας Ντάνιελ Ταν Κχ πάει ένα βήμα παραπέρα, και συμβουλεύει όχι μόνο την ανάθεση εργασιών, αλλά και το να πιστέψετε πραγματικά ότι ο εντολοδόχος θα αναλάβει την πλήρη ευθύνη για την εκτέλεσή τους. Η διαχείριση της λίστας των υποχρεώσεών σας μπορεί μερικές φορές να φαίνεται αδύνατη, αλλά αν προσπαθήσετε να κάνετε αυτές τις μικρές αλλαγές που συμβουλεύουν οι ειδικοί, θα εκπλαγείτε με το πόσα μπορείτε να πετύχετε κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας σας.
Διαβάστε ακόμη:
Τακτοποιήστε τον χώρο εργασίας σας και αυξήστε την παραγωγικότητά σας
