Τι δεν πρέπει να κάνετε σε μια επαγγελματική συνάντηση – Οδηγός επαγγελματικής εθιμοτυπίας
Είτε δια ζώσης είτε διαδικτυακά, οι επαγγελματικές συναντήσεις αποτελούν σχεδόν πάντα αναπόσπαστο κομμάτι της επαγγελματικής ζωής. Δυστυχώς, οι εργαζόμενοι μπορεί άθελά τους να υπονομεύσουν την επαγγελματική τους εικόνα κατά τη διάρκεια των συναντήσεων με διάφορους τρόπους.
Για να σας βοηθήσει να αποφύγετε αυτά τα λάθη, το Business Insider ζήτησε από την ειδικό σε θέματα εθιμοτυπίας, Arden Clise, να μοιραστεί τα πιο συνηθισμένα λάθη που γίνονται στις επαγγελματικές συναντήσεις. Δείτε τι ανέφερε:
Καθυστέρηση στην έναρξη της συνάντησης
Ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη είναι η καθυστερημένη προσέλευση, κάτι που δείχνει έλλειψη σεβασμού προς τον χρόνο των άλλων.
“Αν όλοι αργούν, τότε η συνάντηση δεν ξεκινά στην ώρα της και δεν επιτυγχάνεται ο σκοπός της,” ανέφερε η Clise.
Προτείνει οι συντονιστές να ξεκινούν πάντα τις συναντήσεις στην ώρα τους, ως ανταμοιβή για όσους φτάνουν έγκαιρα.
Κλειστή κάμερα σε διαδικτυακές συναντήσεις
Το να κρατάτε κλειστή την κάμερά σας κατά τη διάρκεια μιας διαδικτυακής συνάντησης μπορεί να θεωρηθεί αγενές.
“Είναι πραγματικά ασέβεια να παραμένετε με την κάμερα κλειστή όταν απευθύνονται σε εσάς ή όταν μιλάτε,” δήλωσε η Clise.
Υπάρχουν κάποιες εξαιρέσεις, όπως αν μπει ξαφνικά το παιδί σας στο δωμάτιο ή αν βρίσκεστε σε κοινόχρηστο χώρο, αλλά γενικά, η κάμερα θα πρέπει να είναι ανοιχτή – ειδικά όταν μιλάτε.
Προσπάθεια για multitasking κατά τη διάρκεια της συνάντησης
Σύμφωνα με την Clise, δεν είναι ευγενικό να κάνετε άλλα πράγματα κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης. Αυτό περιλαμβάνει τη χρήση του κινητού, τη σημείωση άσχετων θεμάτων ή τη σκέψη για άλλες υποχρεώσεις.
“Αν δεν είστε πραγματικά παρόντες στη συνάντηση και ασχολείστε με άλλα θέματα, τότε δεν ακούτε τι συμβαίνει και χάνετε την ευκαιρία να συμμετέχετε,” τόνισε.
Σε γενικές γραμμές, θα πρέπει να αποφεύγετε οτιδήποτε αποσπά την προσοχή σας.
Υπερβολική χρήση του chat
Ένα ακόμη λάθος στις διαδικτυακές συναντήσεις είναι η υπερβολική χρήση του chat.
Η Clise εξήγησε ότι οι συνεχείς μηνύματα μπορεί να αποσπούν την προσοχή των συμμετεχόντων, γι’ αυτό είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείται το chat με φειδώ.
“Η συνομιλία στο chat είναι σαν μια παράλληλη συζήτηση σε μια δια ζώσης συνάντηση,” είπε.
Αν έχετε μια ερώτηση για κάποιον συγκεκριμένο, είναι καλύτερο να του στείλετε προσωπικό μήνυμα αντί να αποσπάτε την προσοχή όλων.
Μονοπώληση της συζήτησης
Ένα μεγάλο λάθος είναι να μονοπωλεί κάποιος τη συζήτηση, μη δίνοντας χώρο στους άλλους να εκφραστούν.
Η Clise τόνισε ότι μπορεί να είναι εξαιρετικά ενοχλητικό όταν ένα άτομο συνεχώς μοιράζεται ιδέες ή υποβάλλει ερωτήσεις χωρίς να αφήνει τους υπόλοιπους να μιλήσουν.
Αν διευθύνετε μια συνάντηση, είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι όλοι έχουν την ευκαιρία να εκφράσουν τις απόψεις τους.
Διακοπή των άλλων κατά τη διάρκεια της ομιλίας τους
Η διακοπή, ειδικά σε διαδικτυακές συναντήσεις, είναι ένα σύνηθες λάθος.
“Είναι δύσκολο μερικές φορές, ειδικά στις διαδικτυακές συναντήσεις, να ξέρεις πότε κάποιος έχει τελειώσει. Αλλά αν είστε από αυτούς που διακόπτουν συνεχώς, αυτό μπορεί να είναι πραγματικά προσβλητικό,” ανέφερε η Clise.
Ακόμα κι αν η διακοπή είναι ακούσια, είναι σημαντικό να αποφεύγουμε να μιλάμε πάνω στους άλλους.
Ενοχλητική στοχοποίηση των πιο ήσυχων συμμετεχόντων
Η Clise είπε ότι δεν είναι ποτέ αποδεκτό να επισημαίνετε ότι κάποιος είναι ήσυχος σε μια συνάντηση. Αυτό μπορεί να τους κάνει να αισθανθούν άβολα ή να φανεί ότι τους εκθέτετε.
Αντί να τους φέρνετε σε δύσκολη θέση, προτείνει να τους ρωτήσετε ευγενικά τη γνώμη τους για κάποιο σημείο, ενθαρρύνοντάς τους με βάση προηγούμενες καλές ιδέες που έχουν προσφέρει.
Μη τήρηση των υποχρεώσεων μετά τη συνάντηση
Μετά το τέλος μιας συνάντησης, είναι απαραίτητο να τηρούνται οι δεσμεύσεις που αναλάβατε.
Η Clise ανέφερε ότι οι άνθρωποι συχνά ξεχνούν τις υποχρεώσεις τους επειδή δεν κράτησαν σημειώσεις ή δεν τις κατέγραψαν στο ημερολόγιό τους. Ωστόσο, η αθέτηση των υποχρεώσεων μπορεί να θεωρηθεί έλλειψη σεβασμού προς τους άλλους.
“Δεν δημιουργεί καλή εικόνα αν δεν τηρείτε τις δεσμεύσεις σας. Αν δεν ολοκληρώνετε τη δουλειά σας, δεν βοηθάτε τους συναδέλφους σας και δεν συμβάλλετε στην επίτευξη των στόχων της εταιρείας,” είπε.
