Τηλεργασία από το σπίτι: 10+1 δωρεάν εργαλεία για να μεταμορφώσετε την επιχείρησή σας γρήγορα και αποτελεσματικά

Από τον Γιάννη Φούντη

Από την μια στιγμή στην άλλη, βρέθηκαν να μιλούν όλοι για τηλεργασία ή αλλιώς remote working και θέλουν δεν θέλουν όλες σχεδόν οι επιχειρήσεις θα πρέπει να αλλάξουν τον τρόπο που δουλεύουν και να προσαρμοστούν στα νέα δεδομένα. Πείτε το digital transformation με το ζόρι ή όπως αλλιώς θέλετε το θέμα είναι ότι πρέπει να γίνει τώρα και όχι σε μερικούς μήνες/χρόνια.

Και όλο αυτό λόγω του γνωστού πλέον σε όλους μας Covid-19 που έφερε τα πάνω κάτω σε όλες τις πτυχές της καθημερινότητας μας. Η αλήθεια είναι ότι μέχρι τώρα ας πουμε ήταν “προνόμιο” μερικών startup και λίγων εταιρειών με αντιστοιχη κουλτούρα το remote working. Αν ήσουν απο αυτους του τυχερούς πάντα σε μια συζήτηση γύρω από το συγκεκριμένο θέμα όλοι θα έλεγαν οτι πχ “Α ναι ο Γιάννης εκει που δουλεύει μια φορά την εβδομάδα δουλεύει απο το σπιτι του! Απαιχτο ε?”

Δυστυχώς ο κορωνοϊός εκτός των άλλων είναι μια τραγική “αφορμή” που επιβάλλει σε όλες τις επιχειρήσεις αυτη την στιγμή που μπορούν να το υποστηρίξουν να γίνουμε όλοι οι “Γιάννηδες” της παρέας και να δουλεύουμε απο το σπίτι για τις επόμενες 2-3 εβδομάδες ώστε να προστατέψουμε τον εαυτό μας, τους αγαπημένους μας και τους γύρω μας.

Οπως καταλαβαίνετε, meetings, interviews, ταξίδια, conferences, events, μαθήματα κτλ, αναγκαστικά πρέπει να γίνουν μέσω internet και να περιοριστούν οι ανθρώπινες επαφές στο μέγιστο δυνατό.

Πως γίνεται όμως αυτό; Για πολλα startups αλλά και εταιρείες που είναι στο χώρο του digital κατα πάσα πιθανότητα αυτό είναι κάτι που θα έπρεπε να ξέρουν να κάνουν αρκετά καλά, τι συμβαίνει όμως με τους υπόλοιπους; Υπάρχουν εταιρείες που δουλεύουν εν έτει 2020 MS DOS ναι καλά διαβάσατε DOS. Οπότε υπάρχει σίγουρα ένα τεράστιο κενό σε όλο αυτο το digital transformation οσο αφορα το remote team management, working κτλ κτλ.

Είναι κάτι που ακόμη και μεγάλες εταιρείες όπως η Google και η Microsoft θέλουν να βοηθήσουν γιαυτο και ήδη δίνουν free trials για προγράμματα που έχουν τα οποια βοηθουν σε τηλεδιασκέψεις κτλ.

Ας δούμε λοιπόν 10 εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να κάνετε εύκολο, γρήγορο και οικονομικό το digital transformation της επιχείρησής σας, ώστε να μπορέσει να λειτουργεί κανονικά η κάθε ομάδα απο τα σπιτια τους.

Meetings (Συναντήσεις)

Ένα από τα πρώτα πράγματα που σταμάτησαν ήταν τα meetings με εξωτερικούς συνεργάτες και όχι μόνο. Τώρα όμως πρέπει να γίνονται ακόμη και τα meetings της ομάδας εσωτερικά μέσω τηλεδιάσκεψης.

Google Hangouts, η Google ήταν από τις πρώτες που ανακοίνωσαν οτι δίνουν λόγο της πανδημίας εντελώς δωρεάν αρκετά εργαλεία τους ανάμεσα σε αυτά το Ηangouts Meet, που εξυπηρετεί μέχρι και 250 άτομα ταυτόχρονα. Επίσης έχει πάρα πολλές ευκολίες για όσους κάνουν χρήση των υπολοίπων εργαλείων της Google, δίνοντας πολλές δυνατότητες σε συνδυασμό με το Google Calendar κτλ. Οπότε είναι ότι πρέπει για meetings ενδοεταιρικά και όχι μόνο.

Zoom ένα επίσης video conference tool, το οποίο πραγματικά έχει και αυτό άπειρες ευκολίες, είναι γρήγορο, δωρεαν μέχρι 100 άτομα και ένα σωρό άλλα που αξίζει να το ψάξετε.Αλλά ο βασικότερος λόγος που σας το προτείνουμε ειναι οτι αν θέλετε να κάνετε meeting με οποιονδήποτε εκτός εταιρείας δεν χρειάζεται να κάνει profile, login κτλ.Το μόνο που κάνει όποιος θέλετε να συμμετάσχει στο meeting είναι να πατήσει το link που θα του στείλετε εσείς.

Calendly: Ο καλύτερος τρόπος να οργανώσετε τα meeting σας, είτε τηλεφωνικά είτε online video. Το συγκεκριμένο εργαλείο είναι ο μικρός προσωπικός σας γραμματέας. Η χρήση του πολύ απλή, αφου φτιάξετε τα profile σας δίνετε τα πιθανά κενά που εχετε ανα ημέρα και ώρα και δημιουργείται ένα “ημερολόγιο” Online με τα διαθέσιμα slots σας για ραντεβου!

Team Management ( Διαχείριση Ομάδας)

H επικοινωνία μεταξύ των υπαλλήλων σας είναι ένα θέμα που μόνο με κάποια από τα παρακάτω εργαλεία λυνεται απο την στιγμή που δεν υπάρχει πλέον προσωπική επαφή σε γραφεία.

Slack: Ίσως το βασικότερο εργαλείο όλων για το remote working, αφού στην ουσία είναι ο τρόπος που επικοινωνούν άμεσα όλα τα μέλη μιας ομάδας χωρίς κανένα θέμα. Είναι σαν ένα chat room οπου ορίζετε απο την αρχή τα κανάλια και τα χωρίζετε ωστε να ειναι τα κατάλληλα άτομα στο κατάλληλο κανάλι. Έτσι π.χ. το marketing δεν βλέπει τα εσωτερικά του λογιστηρίου, ή μπορεί να φτιάξετε ένα κανάλι που να ασχολείται π.χ. με ένα συγκεκριμένο πελάτη/ project. Το καλύτερο απο ολα όσον αφορά το Slack είναι ότι είναι εντελώς δωρεάν μέχρι 10.000 μηνυματα.

Teams: Είναι στην ουσία ο ανταγωνιστής του Slack αλλά made in Microsoft. Η εταιρεία από την αρχή ανακοίνωσε ότι θα δώσει κάποιους μήνες δωρεάν το Teams το οποίο έτσι και αλλιώς ήθελε να χτυπήσει το Slack. Η βασική του διαφορά είναι ότι κάνει απόλυτο match με την πλατφόρμα του Office 365 οπότε Word, Excel κτλ. ότι ειναι κανονικά πιο ακριβό και ότι συνδυάζει και άλλα εργαλεία παράλληλα.

Facebook Groups: Και όμως με ενα private Facebook Group, μπορείς να κάνεις την δουλειά με την ομάδα σου άνετα! Ειδικά αν εισαι σε κάποιο media, e-shop ή κάπου γενικά που θέλετε και πρέπει να μοιράζεστε αρκετά links, videos κτλ. Επίσης είναι απόλυτα δωρεάν και με λίγο ψάξιμο παραπάνω μπορεί να κάνει θαύματα. Tip: Χρησιμοποιήστε topics για να μην χάνεστε στα posts.

Project Management  (Διαχείριση Έργου)

Ακόμη και αν ήσασταν στο γραφείο σας, μιλάμε για εργαλεία που βοηθούν την παραγωγικότητα σας και όχι μόνο! Ο καθένας στην ουσία ανάλογα την ειδικότητα του ή το είδος της επιχείρησης μπορεί να τα χρησιμοποιήσει κατά πως τον βολεύουν καλύτερα, αλλά στο τέλος της μέρας είναι 100% απαραίτητα όταν δουλεύουμε απομακρυσμένα.

Trello στην ουσία είναι ηλεκτρονικά Post it τα οποία μπορείτε να μοιραστείτε με τους συναδέλφους σας. Τα οποια βοηθουν και εσας προσωπικά αλλά και τους άλλους να ξέρουν τι κάνει ο καθένας ανα project. Γίνεται να δώσεις πρόσβαση όπου εσύ επιθυμείς.Επίσης έχει λίστες χωρισμένες σε “To do” – “Doing” – “Done” αλλά και δυνατότητα να έχετε διαφορετικά projects σε διαφορετικά Boards.

Dropbox ένα από τα πιο διάσημα εργαλεία εκεί έξω! Πρόκειται για online σκληρό δίσκο στον οποίο μπορούν να έχουν πρόσβαση μόνο όσοι θέλετε. Οπότε αν δουλεύετε κάποιο project με συγκεκριμένους συναδέλφους έχουν όλοι πρόσβαση σε φακέλους με αρχεία κανονικά σαν να ήταν στο pc σας. Βολεύει επίσης για να ανταλλαγή μεγάλων αρχείων.

Google Drive: Φανταστείτε έναν online φάκελο στην ουσία κάτι σαν το Dropbox στο οποιο μέσα εκτός από τα αρχεία σας, έχετε πρόσβαση στo αντιστοιχο Office της Google. Οπότε υπάρχει το αντιστοιχο Word, Excel και το Powerpoint. Το βασικό στοιχείο ομως για το συγκεκριμένο εργαλείο είναι οτι μπορείς να δώσεις πρόσβαση σε όποιον θέλεις μέσα στην ομάδα σου ή εκτός και να δουλέψετε μαζί οποιοδήποτε αρχείο από απόσταση. Βλέποντας ο καθένας πανω σε τι δουλεύει ο άλλος, κάτι που βολεύει αφάνταστα για πάρα πολλά projects.

Wetransfer: Αρχεία μέσω email ως γνωστόν έχουν περιορισμούς. Πως στέλνεις λοιπόν ένα μεγάλο αρχείο χωρίς θέμα σε κάποιον; Με το Wetransfer όλο αυτο ειναι παιχνιδακι. Απλά κάνεις upload το αρχείο που θέλεις, ορίζεις το email αποστολής και πατάς send. Ο παραλήπτης λαμβάνει ένα email με ένα Link κάνει download και τέλος!

Interviews (Συνεντεύξεις)

Last but not least, όσοι είχατε ανοιχτά job positions κάπως πρέπει να αρχικά να δείτε και μετά να αξιολογησετε κάπως όλους αυτούς τους υποψήφιους για την εκάστοτε θέση. Δύο είναι οι τρόποι να το κάνετε αυτό.

• VideoInterview με το Ζοοm που όπως αναφέραμε και παραπάνω είναι άψογο για γρήγορα video calls ακόμη και για one on one.
• Owiwi, πρόκειται για ένα software αξιολόγησης υποψηφίων μέσο online video games. Το δυνατό του σημείο είναι ότι δεν φαινεται ουτε κατα διάνοια σαν τεστ αφου ειναι ενα ευχάριστο παιχνίδι για πειρατές. Αυτό όμως στην ουσία είναι ψυχομετρικό τεστ για τα soft skills του καθε υποψηφιου με πάρα πολλά tips που θα σας βοηθήσει να επιλέξετε τον καταλληλότερο για την θέση. Η Owiwi προσφέρει Free Trial με κάποια assessments εντελώς δωρεάν, κάτι που μπορεί να σας φανεί πολύ χρήσιμο την δεδομένη στιγμή!

Όπως βλέπετε, υπάρχουν λύσεις με τις οποίες μπορεί μια επιχείρηση να δουλέψει εξισου παραγωγικά χωρίς φυσική παρουσία. Όπου αυτό και και εφικτό. Χωρίς να θέσει σε κίνδυνο κανέναν. Και εφόσον οι οδηγίες είναι σαφής και για το καλό όλων μας πρέπει να δουλέψουμε απο το σπιτι το κάνουμε με τα παραπάνω εργαλεία τα οποία είναι και εύκολα στην χρήση αλλά και δωρεάν. Οπότε δεν επιβαρύνουν έξτρα τις επιχειρήσεις που έτσι και αλλιώς έχουν πολλά θέματα να λύσουν.

Μένουμε σπίτι μας λοιπόν και δουλεύουμε απο εκεί! #stayhome.

Φωτογραφίες: Unsplash